合同管理CRM系统操作秘籍大

一、合同管理 CRM 系统是什么

合同管理 CRM 系统，简单来说，就是帮助企业管理合同相关事务的工具。在企业日常运营中，会涉及到各种各样的合同，比如和供应商的采购合同、和客户的销售合同等。这些合同数量多了，管理起来就会很麻烦，容易出现合同丢失、忘记续签等问题。而合同管理 CRM 系统就像是一个智能的合同管家，能把合同的各个环节都管理得井井有条。

合同信息集中存储：它可以把所有合同的信息都集中存放在一个地方，就像一个大仓库，需要找某个合同的时候，能快速找到。比如一家贸易公司，每天都有很多新的采购和销售合同，如果没有系统管理，可能找一份合同就得花很长时间。

合同流程自动化：系统还能让合同的审批、签订等流程自动化。以前，一份合同可能要在不同部门之间流转审批，效率很低。有了这个系统，审批流程可以在系统里快速完成，大大节省了时间。

二、系统操作前的准备工作

在开始使用合同管理 CRM 系统之前，有些准备工作是必须要做的。

人员培训：让相关人员熟悉系统的操作是很重要的。比如公司的销售部门、法务部门、财务部门等，都需要使用这个系统。可以组织专门的培训，让大家了解系统的基本功能和操作方法。举个例子，如果销售部门的员工不熟悉系统，可能在录入合同信息的时候就会出错。

数据整理：要把之前的合同数据进行整理，然后导入到系统中。这就像是搬家，要把旧房子里的东西整理好，搬到新房子里。整理数据的时候，要保证数据的准确性和完整性。比如合同的签订日期、金额、对方公司名称等信息都要准确无误。

系统设置：根据公司的实际需求，对系统进行一些个性化的设置。比如设置合同的审批流程、提醒规则等。不同公司的合同管理流程可能不一样，所以系统设置也会有所不同。像一些大型企业，合同审批可能需要多个层级的领导签字，就可以在系统里设置相应的审批流程。

三、合同录入与创建

当准备工作做好后，就可以开始在系统里录入和创建合同了。

录入基本信息：进入系统后，找到合同录入的界面，按照提示填写合同的基本信息，比如合同编号、合同名称、签订日期、合同金额等。这些信息就像是合同的身份证，能让系统准确识别每一份合同。例如，一家软件公司签订了一份软件开发合同，在录入信息时，要准确填写开发项目的名称、合同总金额、交付时间等。

上传附件：很多合同会有一些附件，比如合同的条款明细、补充协议等。可以把这些附件上传到系统里，方便以后查看。就像给合同配上了详细的说明书。比如一份建筑工程合同，可能会有工程图纸、预算明细等附件，上传后就能随时查阅。

关联相关信息：在系统里，还可以把合同和相关的客户、供应商等信息关联起来。这样，当查看合同的时候，能同时了解到和这份合同有关的其他信息。比如一份销售合同，可以关联上对应的客户信息，包括客户的联系方式、历史交易记录等。

四、合同审批流程操作

合同录入完成后，一般需要经过审批才能正式生效。

提交审批：在系统里找到提交审批的按钮，把合同提交给相应的审批人员。提交的时候，系统会自动按照之前设置的审批流程，把合同发送给第一个审批人。比如销售部门签订的合同，会先提交给销售经理审批。

审批操作：审批人员收到合同后，在系统里查看合同的详细信息，然后进行审批操作。可以选择同意、不同意或者提出修改意见。如果审批人不同意，合同会返回到提交人那里，提交人需要根据意见进行修改后再次提交。例如，法务部门在审批合发现合同条款有法律风险，就会提出修改意见。

审批进度跟踪：提交人可以在系统里跟踪合同的审批进度，了解合同到了哪个审批环节。这样能及时掌握合同的状态，避免因为审批时间过长而影响业务开展。比如一家企业和客户约定了签订合同的时间，如果审批进度慢，就可以及时催促相关审批人员。

五、合同执行与监控

合同审批通过后，就进入执行阶段了，这时候需要对合同的执行情况进行监控。

任务分配：根据合同的内容，在系统里给相关人员分配任务。比如一份采购合同，可能需要采购部门去采购货物，仓库部门负责收货等。系统可以把这些任务分配给对应的人员，并设置任务的完成时间。

进度更新：负责执行任务的人员要在系统里及时更新任务的进度。比如采购人员采购到货物后，在系统里记录货物的采购情况；仓库人员收货后，记录收货的时间和数量等。这样，整个合同的执行进度就一目了然了。

异常提醒：系统可以设置异常提醒规则，当合同执行过程中出现异常情况时，及时提醒相关人员。比如合同约定的交货时间快到了，但货物还没到，系统就会提醒采购人员和供应商沟通。

六、合同归档与查询

合同执行完毕后，需要进行归档，方便以后查询和参考。

归档操作：在系统里找到归档功能，把执行完毕的合同进行归档处理。归档后的合同会被妥善保存，不会轻易被删除。比如一家企业每年会有很多合同执行完毕，把这些合同归档后，能让合同管理更加规范。

查询功能：当需要查询某份合可以在系统里通过关键词进行查询。比如输入合同编号、合同名称、对方公司名称等，就能快速找到需要的合同。这在企业进行审计、统计等工作时非常有用。

七、泛普软件和建米软件推荐

在选择合同管理 CRM 系统时，泛普软件和建米软件是不错的选择。泛普软件在合同流程管理方面有很强的优势，它能根据企业的实际需求，灵活设置合同的审批流程，提高审批效率。比如对于一些大型企业复杂的合同审批流程，泛普软件可以轻松应对。建米软件则在合同数据的分析和监控方面表现出色，能帮助企业实时掌握合同的执行情况，及时发现潜在的风险。比如企业可以通过建米软件分析合同的执行进度、成本支出等情况。

以上就是关于合同管理 CRM 系统如何操作的一些介绍，希望能帮助大家更好地使用系统来管理合同。

常见用户关注的问题：

一、合同管理crm系统如何操作

我就想知道，很多人在接触合同管理crm系统的时候，都特别关心怎么操作。其实这系统操作说难不难，说简单也得花点心思去了解。下面我就来详细说说。

1. 系统登录

得有账号和密码，这就跟咱们登录各种软件一样。一般公司会给分配专属的账号，登录进去之后，就能看到系统的主界面啦。泛普软件的合同管理crm系统登录很便捷，界面也很清晰。

2. 合同录入

在系统里找到合同录入的模块，把合同的基本信息填进去，像合同编号、合同名称、签约日期、合同金额这些。填的时候要仔细，别填错了，不然之后查数据就容易出问题。

3. 客户关联

把这份合同和对应的客户关联起来，这样就能清楚这份合同是和哪个客户签的。在系统里找到关联的选项，选择对应的客户信息就行。通过关联可以更好地跟踪客户和合同的情况。

4. 合同审批流程设置

不同的合同可能有不同的审批流程，在系统里设置好审批环节和审批人。比如先由销售经理审批，再到部门总监，最后到老板。这样每个环节都能清楚，也能保证审批的规范性。泛普软件在这方面能很好地进行流程设置。

5. 合同执行跟踪

合同签了之后，要在系统里记录执行情况。比如什么时候发货、什么时候收款、有没有出现违约情况等等。通过这些记录，可以及时发现问题，采取措施。

6. 合同查询与统计

如果之后想查看某一份合同的信息，或者统计一段时间内的合同金额、数量等，就在系统里用查询和统计功能。可以按照合同编号、客户名称、签约时间等条件进行查询，很方便。

7. 合同提醒设置

为了避免错过合同的重要时间节点，像付款日期、合同到期日期等，可以在系统里设置提醒。到时间了系统就会给你发消息，这样就不会忘记啦。

8. 权限管理

不同的员工对系统的使用权限是不一样的，要在系统里设置好。比如普通员工只能查看自己负责的合同，而管理人员可以查看所有合同。这样能保证数据的安全。

二、合同管理crm系统有哪些功能

朋友说，合同管理crm系统功能可多啦，能帮咱们省不少事儿。下面我就来给大家唠唠它有哪些功能。

1. 合同信息管理

可以把合同的各种信息都存到系统里，像合同的基本信息、条款内容、附件等。这样就不用担心合同资料丢失，查找起来也很方便。泛普软件的合同信息管理功能很强大，能很好地保存和整理合同资料。

2. 客户管理

系统能对客户信息进行管理，记录客户的基本情况、交易历史、偏好等。通过这些信息，可以更好地了解客户，为客户提供更贴心的服务。

3. 审批管理

设置合同的审批流程，让审批过程更加规范和高效。审批人可以在系统里查看合同信息，进行审批操作，还能留下审批意见。

4. 执行跟踪功能

实时跟踪合同的执行情况，包括发货、收款、交付等环节。一旦出现问题，能及时发现并处理。

5. 统计分析功能

对合同数据进行统计分析，比如合同金额、数量、客户分布等。通过分析结果，可以为企业的决策提供依据。

6. 提醒功能

设置合同的重要时间提醒，像付款日期、到期日期等。到时间了系统会自动提醒，避免错过重要事项。

7. 文档管理功能

管理合同相关的文档，比如合同模板、补充协议等。方便员工随时查看和使用。

8. 权限管理功能

根据员工的角色和职责，设置不同的系统使用权限。保证数据的安全性和保密性。

三、合同管理crm系统能带来什么好处

我听说合同管理crm系统能给企业带来很多好处，下面我就跟大家好好说说。

1. 提高工作效率

以前管理合同可能需要人工记录、查找，很麻烦。有了系统之后，这些操作都能在系统里快速完成，节省了很多时间和精力。比如查找合同，在系统里搜索一下就能找到，不用再翻一堆纸质文件。泛普软件的系统操作简便，能大大提高工作效率。

2. 规范管理流程

系统可以设置规范的审批流程和操作流程，避免人为因素导致的管理混乱。每个环节都有记录，责任明确。

3. 降低风险

通过对合同执行情况的跟踪和提醒，能及时发现潜在的风险，采取措施避免损失。比如及时发现客户的违约情况，提前做好应对准备。

4. 提高客户满意度

系统能更好地管理客户信息，了解客户需求，为客户提供更优质的服务。这样客户就会更满意，和企业的合作也会更长久。

5. 提供决策依据

系统的统计分析功能可以为企业提供合同数据的分析结果，帮助企业了解业务情况，做出更合理的决策。比如根据合同金额的分布，调整业务策略。

6. 方便资料保存和查找

所有的合同信息和相关文档都能在系统里保存，不用担心丢失或损坏。查找的时候也很方便，节省了时间和成本。

7. 加强团队协作

不同部门的员工可以在系统里共享合同信息，方便沟通和协作。比如销售部门和财务部门可以及时了解合同的收款情况。

8. 提升企业形象

使用先进的合同管理系统，体现了企业的规范化和现代化管理水平，有助于提升企业的形象。

四、如何选择合适的合同管理crm系统

朋友推荐说，选合同管理crm系统可得慎重，选好了能帮企业大忙。下面我就说说怎么选。

1. 功能需求

先明确企业自身的需求，看看需要系统具备哪些功能。比如是否需要强大的审批流程管理、客户管理、统计分析等功能。泛普软件的合同管理crm系统功能丰富，可以满足不同企业的需求。

2. 易用性

系统要操作简单，员工容易上手。不然员工学了半天还不会用，就会影响工作效率。可以先试用一下系统，看看界面是否友好，操作是否方便。

3. 安全性

合同信息涉及企业的重要机密，系统的安全性很重要。要选择有安全保障措施的系统，比如数据加密、权限管理等。

4. 可扩展性

企业的业务会不断发展变化，系统要有可扩展性，能随着企业的发展进行功能升级和扩展。

5. 售后服务

选择有良好售后服务的供应商。遇到问题能及时得到解决，保证系统的正常使用。可以了解一下供应商的售后响应时间和服务质量。

6. 价格成本

要根据企业的预算来选择合适的系统。不要只看价格便宜，也要考虑系统的功能和服务是否匹配。可以对比不同供应商的价格和套餐，选择性价比高的。

7. 口碑和案例

了解一下系统在市场上的口碑，看看其他企业的使用案例。可以通过网络搜索、咨询同行等方式获取相关信息。

8. 技术支持

供应商要有专业的技术团队，能为企业提供技术支持和系统维护。确保系统的稳定性和可靠性。