办公软件oa怎么选？掌握这些要点让你轻松挑到合适的办公软件

在当今数字化办公的时代，办公自动化（OA）软件成为了企业提高工作效率、优化管理流程的重要工具。然而，面对市场上琳琅满目的OA软件，企业该如何做出合适的选择呢？这不仅关系到企业的日常办公能否顺畅进行，还影响着企业的长远发展。下面我们就从多个方面来探讨一下办公软件OA该怎么选。

一、明确自身需求

在选择OA软件之前，企业首先要明确自身的需求。不同规模、不同行业的企业，其办公需求存在很大差异。

企业规模方面：小型企业可能更注重成本控制和基础功能的实现，如日常文件管理、简单流程审批等。例如一家小型广告公司，员工数量不多，业务流程相对简单，他们可能只需要一个能方便员工提交请假申请、报销申请，并且能快速进行审批的OA系统。而大型企业则需要更复杂、更全面的功能，如多部门协同办公、跨地域的流程管理等。像大型跨国企业，涉及多个国家和地区的分支机构，就需要OA系统具备强大的权限管理、数据安全保障以及全球化的部署能力。

行业特点方面：制造业企业可能更关注生产流程的管理和监控，OA软件需要与生产系统进行对接，实现生产计划、物料采购等流程的自动化。例如汽车制造企业，OA系统要能实时获取生产线的生产进度，以便及时调整生产计划。而金融行业则对数据安全和合规性要求极高，OA软件需要具备严格的权限控制、审计功能，确保业务操作符合相关法规。

业务流程方面：企业要梳理自身的核心业务流程，如销售流程、采购流程、项目管理流程等。例如一家电商企业，其核心业务流程包括商品上架、订单处理、客户服务等，OA软件需要能够支持这些流程的高效运转，实现信息的快速传递和协同处理。

二、考察功能完整性

功能完整性是选择OA软件的重要指标之一。一个好的OA软件应该涵盖多个方面的功能。

日常办公功能：包括文件管理、日程安排、通讯录等。文件管理功能要能方便员工上传、下载、共享文件，并且具备版本控制和权限管理。例如在一家设计公司，设计师可以将设计稿上传到OA系统的文件库中，不同级别的员工有不同的查看和修改权限。日程安排功能要能让员工方便地设置自己的工作日程，并能与同事进行共享和提醒。通讯录功能则要能快速查找企业内的员工信息。

流程审批功能：这是OA软件的核心功能之一。它要支持多种审批流程的配置，如请假审批、费用报销审批、合同审批等。审批流程要能够灵活定制，根据不同的业务需求设置不同的审批节点和审批规则。例如在一家科技企业，对于研发项目的经费申请，可能需要经过项目负责人、部门经理、财务经理等多个节点的审批。

协同办公功能：包括团队协作、即时通讯、讨论区等。团队协作功能要能让团队成员共同完成一个项目，如在线编辑文档、共享任务进度等。即时通讯功能要能实现员工之间的实时沟通，提高工作效率。讨论区则可以让员工就某个话题进行交流和讨论。

报表统计功能：能够对企业的各项数据进行统计和分析，生成各种报表。例如通过对销售数据的统计分析，生成销售业绩报表，帮助企业了解销售情况，制定销售策略。

三、关注系统稳定性

系统稳定性直接影响企业的正常办公。如果OA系统经常出现故障，会导致工作效率低下，甚至影响企业的业务开展。

服务器性能：服务器是OA系统运行的基础，其性能直接影响系统的响应速度和稳定性。企业要考察OA软件供应商的服务器配置，如CPU、内存、硬盘等。例如大型企业选择OA软件时，要确保供应商的服务器能够支持大量用户的并发访问，避免出现系统卡顿的情况。

数据备份与恢复：数据是企业的重要资产，OA系统要具备完善的数据备份与恢复机制。定期对数据进行备份，并且在出现数据丢失或损坏的情况下，能够快速恢复数据。例如在遭遇自然灾害或人为破坏导致数据丢失时，能够通过备份数据迅速恢复系统的正常运行。

系统容错能力：OA系统要能够在出现异常情况时，自动进行容错处理，保证系统的正常运行。例如在网络出现短暂中断时，系统能够自动保存用户的操作数据，待网络恢复后继续正常工作。

软件更新与维护：OA软件供应商要能够及时对软件进行更新和维护，修复系统漏洞，提高系统性能。例如随着企业业务的发展和技术的进步，OA软件需要不断增加新的功能和优化现有功能，以满足企业的需求。

四、评估易用性

易用性对于员工能否快速接受和使用OA软件至关重要。一个操作复杂的OA系统会让员工产生抵触情绪，影响工作效率。

界面设计：OA软件的界面要简洁、直观，符合员工的使用习惯。例如采用扁平化的设计风格，清晰地展示各个功能模块，让员工能够快速找到自己需要的功能。同时，界面的颜色搭配要合理，避免过于刺眼或模糊的颜色。

操作流程：操作流程要简单易懂，减少不必要的步骤。例如在进行请假申请时，员工只需要填写必要的信息，如请假日期、请假原因等，系统能够自动生成审批流程，而不需要员工进行复杂的设置。

培训成本：OA软件供应商要能够提供有效的培训服务，帮助员工快速掌握软件的使用方法。培训方式可以多样化，如线上视频教程、线下培训课程等。例如对于新入职的员工，通过线上视频教程可以让他们在入职初期就对OA系统有一个初步的了解，再通过线下培训课程进一步掌握系统的使用技巧。

移动办公体验：随着移动办公的普及，OA软件要具备良好的移动办公体验。在手机、平板等移动设备上能够方便地使用OA系统的各项功能，如审批流程、查看文件等。例如员工在外出办公时，能够通过手机随时随地审批请假申请、查看项目进度。

五、考虑安全性

安全性是企业选择OA软件时不可忽视的因素。OA系统中包含了企业的大量敏感信息，如员工信息、业务数据、财务数据等，一旦信息泄露，会给企业带来严重的损失。

数据加密：OA软件要对数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。例如采用SSL/TLS加密协议对数据传输进行加密，防止数据在网络传输过程中被窃取。对存储在服务器上的数据采用加密算法进行加密，即使服务器被攻击，数据也不会被轻易获取。

权限管理：要建立严格的权限管理体系，根据员工的职位和职责，分配不同的操作权限。例如财务人员可以查看和修改财务数据，而普通员工只能查看与自己相关的信息。权限管理要能够实现细粒度的控制，如对文件的查看、修改、删除权限进行分别设置。

安全审计：OA系统要具备安全审计功能，记录员工的操作行为，如登录时间、操作内容等。通过安全审计，可以及时发现异常操作，进行预警和处理。例如如果发现有员工在非工作时间登录系统并进行敏感数据的操作，系统能够及时发出警报。

防病毒与防攻击：要安装杀毒软件和防火墙，防止病毒和恶意攻击。同时，要定期对系统进行安全漏洞扫描和修复，确保系统的安全性。例如在面对日益猖獗的网络攻击时，及时更新系统的安全补丁，能够有效防止系统被攻击。

六、查看集成能力

在企业的信息化建设中，OA软件往往需要与其他系统进行集成，以实现数据的共享和业务的协同。

与财务系统集成：实现费用报销、预算管理等数据的同步。例如在进行费用报销时，OA系统可以将报销信息直接同步到财务系统中，实现财务数据的自动核算和记账。这样可以减少人工操作，提高工作效率，同时避免数据录入错误。

与ERP系统集成：实现生产、采购、销售等业务流程的协同。例如在制造业企业中，OA系统与ERP系统集成后，生产部门可以通过OA系统实时获取ERP系统中的生产计划和物料库存信息，以便及时安排生产。

与CRM系统集成：实现客户信息的共享和销售流程的协同。例如销售部门可以通过OA系统查看CRM系统中的客户信息，了解客户的需求和购买历史，以便更好地进行销售跟进。

与其他办公软件集成：如与Office办公软件集成，实现文档的在线编辑和共享。员工可以在OA系统中直接打开和编辑Word、Excel等文档，提高工作效率。

七、了解供应商服务

供应商的服务质量直接影响企业使用OA软件的体验和效果。

售前服务：供应商要能够提供详细的产品介绍和解决方案，帮助企业了解OA软件的功能和特点，根据企业的需求制定合适的方案。例如在企业选型阶段，供应商可以为企业进行产品演示，解答企业的疑问，提供案例分析等。

实施服务：在软件实施过程中，供应商要能够提供专业的实施团队，负责系统的安装、配置、数据迁移等工作。实施团队要能够根据企业的实际情况进行定制化开发，确保OA系统与企业的业务流程相匹配。例如在一家大型企业实施OA系统时，实施团队要与企业的各个部门进行沟通协调，了解他们的需求，进行个性化的配置。

售后服务：包括系统维护、故障排除、技术支持等。供应商要能够及时响应企业的问题，提供7×24小时的技术支持。例如在企业使用OA系统过程中遇到问题，能够通过电话、邮件等方式及时联系到供应商的技术支持人员，得到快速的解决。

培训服务：为企业员工提供全面的培训，帮助员工掌握OA软件的使用方法。培训可以分为基础培训和高级培训，根据员工的不同需求进行针对性的培训。例如对于新员工进行基础培训，让他们了解OA系统的基本操作；对于业务骨干进行高级培训，让他们掌握系统的高级功能和定制化开发。

八、对比成本效益

在选择OA软件时，企业要综合考虑成本和效益。

软件采购成本：包括软件的授权费用、定制开发费用等。不同的OA软件供应商收费标准不同，企业要根据自身的预算选择合适的软件。例如一些开源的OA软件可能不需要支付授权费用，但可能需要企业自己进行开发和维护；而一些商业化的OA软件则需要支付一定的授权费用，但能够得到更完善的服务和技术支持。

实施成本：包括系统安装、配置、数据迁移、培训等费用。实施成本的高低与企业的规模和业务复杂度有关。例如大型企业的实施成本可能会相对较高，因为需要进行更多的定制化开发和数据迁移工作。

使用成本：包括系统维护费用、升级费用等。企业要考虑软件的使用成本是否在可承受范围内。例如一些OA软件需要定期支付维护费用，企业要根据自身的经济实力进行选择。

效益评估：企业要评估使用OA软件后能够带来的效益，如提高工作效率、降低管理成本、提升客户满意度等。例如通过使用OA软件，企业的审批流程从原来的平均5天缩短到2天，大大提高了工作效率，同时减少了人力成本。企业要综合考虑成本和效益，选择性价比最高的OA软件。

总之，选择合适的办公软件OA需要企业从多个方面进行综合考虑。只有明确自身需求，考察功能完整性、系统稳定性、易用性、安全性、集成能力、供应商服务和成本效益等因素，才能选出最适合企业的OA软件，为企业的发展提供有力的支持。

常见用户关注的问题：

一、办公软件oa有哪些功能比较实用？

我听说好多人在选办公软件oa的时候，都可纠结该看重哪些功能了。我就想知道，到底哪些功能是真正能在日常办公里派上大用场的呢？

正式解答：办公软件OA有不少实用功能。首先是流程审批功能，它就像一个线上的审批通道，员工提交请假、报销等申请，领导能在线上快速审批，大大节省了时间和精力，提高了审批效率。比如员工提交请假申请，领导在手机上就能快速查看并批准，不用再找纸质文件签字了。

其次是文档管理功能，能把公司的各种文件集中存储和管理，方便员工查找和共享。不同部门的员工可以根据权限访问相关文档，避免了文件丢失和重复劳动。例如市场部门的策划文档，相关人员可以随时查看和修改。

还有日程安排功能，员工可以在上面记录自己的工作安排和会议时间，系统还能提醒，避免遗忘重要事项。领导也能查看员工的日程，合理安排工作。另外，通讯协作功能也很重要，员工之间可以通过即时通讯、讨论组等方式交流沟通，就像在一个虚拟办公室里随时交流一样，提高了协作效率。

二、办公软件oa的价格一般是多少？

朋友说选办公软件oa的时候价格也是个大问题，我就好奇这办公软件oa的价格一般都在什么范围呢，贵不贵呀？

正式解答：办公软件OA的价格差异比较大，受到多种因素影响。如果是基础版本的OA软件，价格可能相对较低，一些小型企业使用的基础版OA，可能每年几千元就可以搞定。这种版本功能相对简单，适合对功能需求不高的小型企业。

对于功能比较丰富、定制化程度较高的OA软件，价格就会高一些。可能从几万元到几十万元不等。大型企业通常需要定制化的OA系统来满足复杂的业务需求，比如要和企业现有的其他系统集成，这种情况下价格就会贵很多。

另外，OA软件的收费模式也有多种，有的是按用户数量收费，用户越多价格越高；有的是按功能模块收费，选择的功能模块越多，费用也就越高。还有的是一次性购买软件许可，有的则是按年订阅。所以在选择的时候，要根据自己企业的规模、需求和预算来综合考虑。

三、办公软件oa容易上手吗？

我想知道这办公软件oa好不好学呀，别弄个软件回来员工都不会用，那就麻烦了。就是说啊，要是容易上手就好了。

正式解答：一般来说，现在的办公软件OA都比较注重用户体验，设计得比较容易上手。大多数OA软件的界面都很简洁直观，和我们平时使用的一些办公软件操作方式类似。

很多OA软件还提供了详细的操作指南和视频教程，员工可以通过这些资料快速了解软件的使用方法。而且，软件开发商也会提供培训服务，在软件上线前对员工进行集中培训，帮助员工掌握基本操作。

一些OA软件还支持移动客户端，员工可以在手机上操作，操作方式和平时使用手机APP差不多，更加方便快捷。不过，对于一些功能复杂、定制化程度高的OA软件，可能需要员工花一些时间去学习和适应。但只要有耐心，按照培训和教程去操作，还是能够较快上手的。

四、办公软件oa的安全性怎么样？

我听说办公软件oa里存着公司好多重要信息呢，我就担心这安全性到底咋样，别信息都泄露了可就糟了。

正式解答：办公软件OA的安全性是软件开发商比较重视的问题。一般来说，正规的OA软件会采用多种安全措施来保障数据安全。首先是数据加密技术，在数据传输和存储过程中进行加密，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。

其次是权限管理，不同的用户有不同的操作权限，只有授权的人员才能访问和操作相关数据和功能。比如财务数据只有财务人员才能查看和修改，避免了数据的随意泄露。

还有数据备份和恢复机制，定期对数据进行备份，一旦遇到意外情况，如服务器故障、自然灾害等，可以快速恢复数据，保证企业业务的正常运行。另外，软件开发商也会不断更新软件，修复安全漏洞，提高软件的安全性。不过，企业自身也要加强安全意识，设置强密码、定期更换密码等，和软件的安全措施结合起来，保障数据的安全。