亿力SRM系统怎么使用，掌握采购协同与供应商管理操作秘籍

总体介绍

亿力SRM系统，即供应商关系管理系统，它就像是企业与供应商之间的一座智能桥梁，能帮助企业高效地管理与供应商的合作关系，从采购流程的优化到供应商绩效的评估，都能发挥重要作用。对于许多企业来说，如何正确使用亿力SRM系统，让它为企业的采购管理带来便利和效益，是一个迫切需要解决的问题。接下来，我们将详细介绍亿力SRM系统的使用方法。

一、系统登录与界面熟悉

要使用亿力SRM系统，首先得登录进去。登录方式一般有账号密码登录和第三方平台授权登录等。企业用户需要向系统管理员获取专属的账号和初始密码，登录时要确保网络稳定，避免因网络问题导致登录失败。

登录页面布局：登录页面通常会有输入框用于填写账号和密码，还有验证码输入区域，以保障登录的安全性。有的系统还会提供“记住密码”和“自动登录”的选项，方便用户下次快速登录。

主界面功能分区：登录成功后，就来到了系统的主界面。主界面一般会有菜单栏、功能模块区、消息通知区等。菜单栏包含了系统的主要功能入口，如采购管理、供应商管理、合同管理等；功能模块区会根据不同的业务需求展示具体的操作界面；消息通知区则会实时推送系统的重要通知、提醒等信息，用户要养成定期查看消息通知的习惯，以免错过重要信息。

个性化设置：主界面还支持个性化设置，用户可以根据自己的使用习惯调整界面的布局、字体大小、颜色主题等。比如，有些用户喜欢简洁的界面风格，就可以隐藏一些不必要的功能模块；有些用户视力不太好，就可以将字体调大。

快捷导航设置：为了提高操作效率，用户还可以设置快捷导航。将常用的功能模块添加到快捷导航栏，这样在需要使用时，只需点击快捷导航栏的图标，就能快速进入相应的功能界面，无需再从菜单栏中逐一查找。

新手引导：对于初次使用系统的用户，系统一般会提供新手引导功能。新手引导会以动画、文字说明等形式，逐步介绍系统的主要功能和操作流程，帮助用户快速熟悉系统。用户可以按照新手引导的步骤进行操作，了解系统的基本使用方法。

帮助文档与在线客服：如果在登录和熟悉界面的过程中遇到问题，用户可以查看系统提供的帮助文档。帮助文档通常会详细介绍系统的各项功能和操作步骤，是解决问题的好帮手。此外，系统还会提供在线客服功能，用户可以随时联系在线客服，获取实时的帮助和支持。

定期更新与维护：系统会定期进行更新和维护，以提升系统的性能和安全性。在系统更新期间，可能会暂停服务，用户要关注系统的更新通知，合理安排自己的使用时间。更新完成后，用户可以体验到系统的新功能和优化后的操作界面。

二、供应商信息录入与管理

供应商是企业采购业务的重要合作伙伴，准确、完整地录入和管理供应商信息是亿力SRM系统的重要功能之一。

供应商信息录入：在系统中添加供应商信息时，需要录入供应商的基本信息，如公司名称、地址、联系方式、法定代表人等。这些信息要确保准确无误，因为它们将作为与供应商沟通和合作的重要依据。此外，还需要录入供应商的经营范围、生产能力、质量认证等业务相关信息，以便企业全面了解供应商的实力和资质。

资质审核：录入供应商信息后，系统会自动对供应商的资质进行初步审核。审核内容包括营业执照的有效性、税务登记证的合规性等。对于一些重要的供应商，企业还可以进行实地考察和背景调查，以确保供应商的信誉和实力符合企业的要求。只有通过审核的供应商才能进入企业的供应商库，参与采购业务。

分类管理：为了便于管理和查找，企业可以对供应商进行分类。常见的分类方式有按行业分类、按产品或服务类型分类、按地域分类等。例如，将供应商分为原材料供应商、零部件供应商、服务供应商等。通过分类管理，企业可以快速定位到所需的供应商，提高采购效率。

信息更新：供应商的信息不是一成不变的，随着时间的推移和业务的发展，供应商的联系方式、经营范围、生产能力等信息可能会发生变化。因此，企业要定期对供应商的信息进行更新，确保系统中的供应商信息始终是最新的。同时，当供应商发生重大变更时，如股权变更、法定代表人变更等，要及时在系统中进行更新。

供应商评级：系统可以根据供应商的交货及时性、产品质量、售后服务等指标对供应商进行评级。评级结果可以分为优秀、良好、合格、不合格等。企业可以根据供应商的评级结果，采取不同的合作策略。对于优秀供应商，可以给予更多的订单和优惠政策；对于不合格供应商，可以减少订单或终止合作。

供应商淘汰机制：为了保证供应商队伍的质量，企业需要建立供应商淘汰机制。对于连续多次评级不合格的供应商，或者出现严重质量问题、违约行为的供应商，要及时将其从供应商库中淘汰。同时，要对淘汰的供应商进行记录和分析，总结经验教训，避免类似问题再次发生。

供应商协同平台：亿力SRM系统还提供供应商协同平台，供应商可以通过该平台实时查看订单信息、交货状态、结算信息等。企业和供应商可以在协同平台上进行沟通和协作，提高信息传递的效率和准确性。例如，供应商可以在协同平台上提交交货计划，企业可以及时了解供应商的交货安排，做好收货准备。

数据安全与保密：供应商信息属于企业的重要商业机密，系统会采取多种措施保障供应商信息的安全和保密。例如，对系统进行加密处理，设置不同的用户权限，只有授权用户才能查看和修改供应商信息。同时，要加强对员工的安全意识培训，防止供应商信息泄露。

三、采购需求创建与发布

采购需求是企业采购业务的起点，准确、清晰地创建和发布采购需求是确保采购业务顺利进行的关键。

需求分析与规划：在创建采购需求之前，企业需要对采购需求进行分析和规划。这包括确定采购的产品或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等。同时，要考虑企业的库存情况、生产计划、预算限制等因素，确保采购需求的合理性和可行性。例如，如果企业的库存充足，就可以适当减少采购数量；如果预算有限，就需要选择性价比更高的产品或服务。

采购需求创建：在亿力SRM系统中创建采购需求时，要详细填写采购需求的相关信息。一般包括采购项目名称、采购物品或服务的描述、数量、预算金额、交货地点、交货时间等。对于一些复杂的采购项目，还可以上传相关的技术文档、图纸等附件，以便供应商更好地理解采购需求。

审批流程：采购需求创建完成后，需要经过相关部门和领导的审批。系统会根据企业设定的审批流程，自动将采购需求发送给相应的审批人员。审批人员可以在系统中查看采购需求的详细信息，并进行审批操作。审批意见可以分为同意、不同意、修改后重新提交等。如果审批不通过，采购需求将返回给创建人员进行修改，修改后再次提交审批。

需求发布：经过审批通过的采购需求可以在系统中发布。发布采购需求时，企业可以选择合适的供应商进行邀请。可以根据供应商的分类、评级、历史合作情况等因素进行筛选，邀请符合要求的供应商参与报价。同时，要设置合理的报价截止时间，给供应商足够的时间准备报价文件。

信息公开与透明：为了保证采购过程的公平、公正、公开，系统会将采购需求的相关信息在一定范围内进行公开。供应商可以在系统中查看采购需求的详细信息，包括采购物品或服务的规格、数量、预算金额等。这样可以让供应商充分了解采购需求，提高报价的准确性和合理性。

需求变更管理：在采购过程中，可能会因为各种原因导致采购需求发生变更。例如，企业的生产计划调整、市场需求变化等。当采购需求发生变更时，企业要及时在系统中进行修改和更新，并通知相关的供应商。同时，要重新评估变更对采购成本、交货时间等方面的影响，采取相应的措施进行调整。

与其他系统的集成：亿力SRM系统可以与企业的其他信息系统进行集成，如ERP系统、财务系统等。通过系统集成，采购需求信息可以自动同步到其他系统中，实现数据的共享和业务的协同。例如，采购需求信息可以自动同步到ERP系统中，更新库存信息和生产计划；采购订单信息可以自动同步到财务系统中，进行费用核算和支付管理。

数据分析与优化：系统会对采购需求的创建和发布过程进行数据分析。通过分析采购需求的历史数据，企业可以了解采购需求的规律和趋势，优化采购计划和预算管理。例如，分析不同时间段的采购需求数量和金额，合理安排采购资金；分析采购需求的变更情况，找出变更的原因和规律，采取措施减少变更的发生。

四、供应商报价与比价

供应商报价和比价是采购业务中的重要环节，通过合理的报价和比价，可以帮助企业选择性价比最高的供应商。

报价邀请与提醒：企业在发布采购需求后，会向邀请的供应商发送报价邀请。系统会自动记录报价邀请的发送时间和对象，并在报价截止时间前向供应商发送提醒消息。提醒方式可以包括系统消息、邮件、短信等。这样可以确保供应商及时收到报价邀请，并按时提交报价文件。

报价文件提交：供应商收到报价邀请后，需要在规定的时间内提交报价文件。报价文件一般包括报价明细、产品或服务的规格、质量标准、交货时间、售后服务等内容。供应商可以在系统中上传报价文件的电子版，也可以选择打印纸质版报价文件并邮寄给企业。系统会对报价文件的提交时间进行监控，逾期提交的报价文件将视为无效。

报价文件查看与审核：企业采购人员可以在系统中查看供应商提交的报价文件。系统会对报价文件进行初步的格式和完整性审核，检查报价文件是否包含必要的信息，如报价明细、交货时间等。对于不符合要求的报价文件，系统会提示供应商进行修改和补充。采购人员可以对报价文件进行详细的审核，比较不同供应商的报价和服务条款。

比价分析：系统会提供比价分析功能，帮助采购人员对不同供应商的报价进行比较。比价分析可以从多个维度进行，如价格、质量、交货时间、售后服务等。采购人员可以根据企业的采购需求和优先考虑的因素，设置不同的权重，系统会自动计算出每个供应商的综合得分。通过比价分析，采购人员可以直观地了解不同供应商的优势和劣势，为选择供应商提供依据。

价格谈判：在比价分析的基础上，企业可以与供应商进行价格谈判。采购人员可以通过系统与供应商进行沟通和协商，要求供应商降低价格、提高服务质量等。系统会记录价格谈判的过程和结果，方便采购人员进行跟踪和管理。在价格谈判过程中，要注意保持良好的沟通和合作关系，既要争取合理的价格和服务，又要考虑供应商的利益和承受能力。

供应商选择：根据比价分析和价格谈判的结果，企业可以选择最合适的供应商。选择供应商时，不仅要考虑价格因素，还要综合考虑供应商的信誉、质量、交货能力、售后服务等因素。一旦确定了供应商，企业可以在系统中生成采购订单，并发送给供应商。

报价数据存储与分析：系统会将供应商的报价数据进行存储和管理。通过对报价数据的分析，企业可以了解市场价格的波动情况，掌握供应商的价格策略和成本结构。同时，还可以对不同供应商的报价进行长期跟踪和比较，评估供应商的价格竞争力。这些分析结果可以为企业的采购决策提供参考，帮助企业降低采购成本。

异常报价处理：在报价过程中，可能会出现一些异常报价情况，如报价过高、报价过低、报价不完整等。对于异常报价，采购人员要进行深入调查和分析，了解异常报价的原因。如果是供应商的失误或误解，要及时与供应商沟通，要求其重新报价；如果是供应商的恶意报价，要采取相应的措施进行处理，如将其列入黑名单，禁止其参与后续的采购业务。

五、采购订单生成与执行

采购订单是企业与供应商之间的重要合同文件，它明确了双方的权利和义务，确保采购业务的顺利执行。

订单生成：在选择好供应商后，企业可以在亿力SRM系统中生成采购订单。采购订单会自动关联采购需求和供应商报价信息，确保订单内容的准确性和一致性。订单内容包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式等。生成订单后，系统会自动将订单发送给供应商，同时通知相关的采购人员和财务人员。

订单审核与确认：采购订单生成后，需要经过相关部门和领导的审核。审核内容包括订单的金额、交货时间、付款方式等是否符合企业的采购政策和预算要求。审核人员可以在系统中查看订单的详细信息，并进行审核操作。审核通过后，系统会将订单发送给供应商进行确认。供应商可以在系统中查看订单信息，并确认是否接受订单。如果供应商对订单内容有异议，可以与企业进行沟通和协商，修改订单内容。

订单执行跟踪：订单确认后，系统会对订单的执行情况进行跟踪。采购人员可以在系统中查看订单的状态，如已发货、运输中、已到货等。系统会自动更新订单的状态信息，采购人员可以实时了解订单的执行进度。同时，系统还会提供订单执行的预警功能，当订单出现延迟交货、质量问题等异常情况时，系统会及时发出预警通知，提醒采购人员采取相应的措施。

交货管理：供应商按照订单要求进行交货。企业可以在系统中记录货物的收货情况，包括收货时间、收货数量、质量检验结果等。对于不符合质量要求的货物，企业可以在系统中发起退货或换货流程，要求供应商进行处理。系统会跟踪退货或换货的进度，确保问题得到及时解决。

付款管理：根据订单的付款方式和交货情况，企业可以在系统中发起付款申请。付款申请会经过相关部门和领导的审批，审批通过后，财务人员可以在系统中进行付款操作。系统会记录付款的时间、金额、方式等信息，同时更新订单的付款状态。通过系统的付款管理功能，可以实现采购付款的自动化和规范化，提高付款效率和准确性。

订单变更管理：在订单执行过程中，可能会因为各种原因导致订单发生变更。例如，企业的生产计划调整、供应商的生产能力变化等。当订单发生变更时，企业要及时在系统中进行修改和更新，并通知供应商。同时，要重新评估变更对订单的交货时间、价格、质量等方面的影响，采取相应的措施进行调整。

订单关闭与归档：当订单的货物全部交付、质量检验合格、款项全部支付后，系统会自动将订单标记为关闭状态。关闭的订单会进行归档管理，方便企业进行查询和统计分析。企业可以在系统中查看历史订单的详细信息，了解采购业务的执行情况和供应商的表现。

与供应商的沟通与协作：在订单执行过程中，企业要与供应商保持良好的沟通和协作。可以通过系统与供应商进行实时沟通，及时解决订单执行过程中出现的问题。同时，要定期对供应商的表现进行评估和反馈，促进供应商不断提高服务质量和交货能力。

六、合同管理与执行

合同是企业与供应商合作的重要法律依据，加强合同管理与执行可以有效保障双方的权益。

合同起草与审核：在确定采购订单后，企业可以在亿力SRM系统中起草合同。合同内容要明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等。起草合同后，需要经过相关部门和领导的审核。审核人员可以在系统中查看合同的详细内容，并提出修改意见。系统会记录审核过程和修改历史，方便追溯和管理。

合同签订：审核通过的合同可以进行签订。企业和供应商可以选择电子签名的方式签订合同，系统会对电子签名的合法性和有效性进行验证。电子签名签订的合同具有与纸质合同同等的法律效力。签订合同后，系统会自动将合同发送

常见用户关注的问题：

一、亿力SRM系统有哪些功能模块呀？

我听说好多企业都在用亿力SRM系统，我就想知道它到底有啥功能模块呢，是不是能满足企业采购等多方面的需求呀。

解答：亿力SRM系统功能模块丰富。首先是供应商管理模块，在这个模块里，企业可以对供应商进行全面的信息录入、评估和分级。比如可以记录供应商的基本信息、生产能力、过往合作的业绩等，根据这些信息对供应商进行打分评级，筛选出优质的供应商，淘汰不合格的供应商，确保供应链的稳定。

采购管理模块也很重要。它涵盖了采购计划制定、采购订单生成、采购进度跟踪等功能。企业可以根据自身的生产需求制定合理的采购计划，系统会自动生成采购订单并发送给供应商。同时，企业可以实时查看采购订单的执行情况，包括订单是否已发货、是否已到货等，便于及时调整生产计划。

质量管理模块能对采购的物资进行质量管控。可以设置质量检验标准，对到货的物资进行检验，记录检验结果。如果物资质量不达标，可以及时与供应商沟通退换货等事宜，保证企业所使用的物资符合质量要求。

价格管理模块可以帮助企业对采购价格进行监控和分析。系统会记录不同供应商的报价，对比历史价格，为企业在采购谈判时提供数据支持，争取更优惠的采购价格，降低采购成本。

二、亿力SRM系统容易上手操作不？

朋友推荐我了解亿力SRM系统，我就想知道它好不好上手操作呢，毕竟要是操作太复杂，用起来可就麻烦了。

解答：亿力SRM系统在设计上充分考虑了用户的操作体验，相对来说是比较容易上手的。它采用了直观的界面设计，就像我们平时用的一些常用软件一样，菜单和功能按钮布局清晰，用户可以很容易地找到自己需要的功能。

系统还提供了详细的操作指南和培训资料。企业在使用系统前，可以组织员工参加相关的培训课程，通过专业人员的讲解和演示，员工能够快速了解系统的基本操作流程。

另外，系统具有良好的交互性。在操作过程中，如果用户遇到问题，系统会有相应的提示信息，引导用户完成操作。而且系统还支持在线客服，用户在使用过程中遇到任何难题，都可以随时联系客服人员，获得及时的帮助。

对于一些常用的操作，系统还提供了快捷方式，用户可以根据自己的使用习惯进行设置，提高操作效率。所以总体来说，只要用户愿意花一点时间去学习和熟悉，亿力SRM系统是很容易上手操作的。

三、亿力SRM系统能和企业现有的系统对接不？

我听说现在好多企业都有自己现有的系统，我就想知道亿力SRM系统能不能和这些系统对接呢，要是不能对接，用起来可就不方便了。

解答：亿力SRM系统具备良好的开放性和兼容性，是可以和企业现有的系统进行对接的。常见的可以对接的系统有企业的ERP系统。通过与ERP系统对接，SRM系统可以获取ERP系统中的生产计划、库存信息等数据，根据这些数据制定更合理的采购计划。同时，SRM系统中的采购订单信息、供应商信息等也可以同步到ERP系统中，实现数据的共享和流通，避免数据的重复录入，提高工作效率。

还可以与企业的财务系统对接。对接后，SRM系统中的采购费用、发票信息等可以直接传输到财务系统中，方便财务人员进行账务处理和成本核算。财务系统中的付款信息也可以反馈到SRM系统中，让采购人员及时了解付款情况，与供应商进行有效的沟通。

此外，和企业的OA系统对接也是可行的。通过与OA系统对接，采购流程中的审批环节可以在OA系统中完成，实现审批流程的电子化和自动化，加快采购流程的执行速度。

在对接过程中，亿力的技术团队会提供专业的技术支持，根据企业现有的系统情况，制定合适的对接方案，确保对接的顺利进行。

四、使用亿力SRM系统能给企业带来啥好处呀？

假如你正在考虑要不要用亿力SRM系统，肯定会想知道它能给企业带来啥好处。我也很好奇呢，下面就来看看吧。

解答：使用亿力SRM系统能给企业带来诸多好处。首先在成本控制方面，通过对供应商的有效管理和采购价格的监控，企业可以获得更优惠的采购价格，降低采购成本。系统可以帮助企业筛选出性价比高的供应商，避免与高价供应商合作，同时通过对采购量的合理规划，减少库存积压，降低库存成本。

在提高效率上，系统实现了采购流程的自动化和信息化。采购计划制定、订单生成、审批等环节都可以在系统中快速完成，减少了人工操作和沟通成本。而且系统可以实时跟踪采购进度，让企业及时掌握物资的供应情况，避免因物资供应不及时而影响生产。

在质量保障方面，质量管理模块可以对采购物资进行严格的质量管控。确保企业所使用的物资符合质量要求，减少因物资质量问题导致的生产事故和产品质量问题，提高企业的产品质量和市场竞争力。

还能提升供应商合作关系。系统可以对供应商进行全面的评估和管理，与优质供应商建立长期稳定的合作关系。同时，通过系统的信息共享，企业和供应商之间的沟通更加顺畅，合作更加紧密，实现互利共赢。