人事系统表格怎么制作教程：手把手教你打造实用高效的人事系统表格

在现代企业管理中，人事系统表格是进行人事管理工作必不可少的工具。它能够帮助企业清晰地记录员工的各类信息，如基本资料、考勤情况、薪资待遇等，同时也方便对这些信息进行整理、分析和查询。掌握人事系统表格的制作方法，对于人事管理人员来说至关重要。下面将为大家详细介绍人事系统表格的制作教程。

一、明确制作目的

在开始制作人事系统表格之前，首先要明确制作的目的。不同的目的决定了表格的内容和结构。

员工信息记录：如果是用于记录员工的基本信息，那么表格中需要包含员工的姓名、性别、出生日期、联系方式、入职时间等内容。例如，一家小型企业为了建立员工档案，就需要制作这样的表格，将每位员工的基本情况详细记录下来，方便后续的管理和查询。

考勤管理：用于考勤管理的表格则需要记录员工的出勤、缺勤、迟到、早退等情况。可以按照日期进行排列，每天的出勤情况都清晰可查。比如，在每月的考勤统计时，通过这样的表格就能快速计算出员工的出勤天数和缺勤天数。

薪资计算：薪资计算表格需要包含员工的基本工资、绩效工资、奖金、扣除项目等内容。通过准确的计算，能够确保员工的薪资发放准确无误。例如，在一家销售公司，根据员工的销售业绩计算绩效工资，就需要在表格中详细列出各项数据。

培训记录：培训记录表格用于记录员工参加培训的情况，包括培训时间、培训内容、培训效果等。这有助于企业了解员工的培训需求和培训成果，为后续的培训计划提供参考。比如，企业组织了一次关于新软件使用的培训，通过表格记录员工的学习情况，以便评估培训的效果。

二、收集相关信息

明确了制作目的后，就需要收集相关的信息。这些信息是制作表格的基础。

员工资料收集：可以通过员工填写表格、提交证件等方式收集员工的基本信息。例如，让新员工在入职时填写一份详细的个人信息表，包括身份证复印件、学历证书复印件等，确保信息的准确性。

考勤数据收集：可以通过考勤机、打卡记录等方式收集员工的考勤数据。现在很多企业都使用了智能考勤系统，能够自动记录员工的出勤时间，将这些数据导入到表格中即可。

薪资数据收集：薪资数据需要与财务部门进行沟通，了解员工的基本工资、绩效工资等情况。同时，还需要收集员工的请假、加班等信息，以便准确计算薪资。例如，员工请假会扣除相应的工资，加班则会有加班工资，这些信息都要准确记录。

培训信息收集：培训部门需要提供员工参加培训的相关信息，如培训的时间、地点、内容等。还可以通过问卷调查等方式了解员工对培训的反馈，将这些信息也纳入表格中。

三、选择合适的工具

选择合适的工具对于制作人事系统表格非常重要。不同的工具具有不同的特点和优势。

Excel：Excel是一款非常常用的表格制作工具，它具有强大的计算功能和数据处理能力。可以通过公式、函数等方式对数据进行计算和分析。例如，在计算员工的薪资时，可以使用SUM函数计算各项工资的总和，使用IF函数根据不同的条件进行判断。同时，Excel还可以制作各种图表，直观地展示数据。

WPS表格：WPS表格与Excel类似，具有相似的功能和操作界面。它的优点是免费使用，并且支持多种文件格式的导入和导出。对于一些小型企业或者个人用户来说，WPS表格是一个不错的选择。

专业人事管理软件：一些大型企业会选择使用专业的人事管理软件来制作和管理人事系统表格。这些软件具有更强大的功能，如员工信息管理、考勤管理、薪资计算等模块都集成在一起，操作更加方便快捷。例如，金蝶、用友等品牌的人事管理软件，能够实现数据的实时更新和共享。

四、设计表格结构

设计表格结构是制作人事系统表格的关键步骤，它直接影响到表格的使用效率和美观度。

确定表头：表头是表格的重要组成部分，它明确了每一列数据的含义。根据制作目的，合理确定表头的内容。例如，在员工信息记录表格中，表头可以包括“姓名”“性别”“出生日期”等。

设置列宽和行高：根据数据的长度和内容，合理设置列宽和行高。确保表格中的数据能够完整显示，不会出现数据被截断的情况。例如，如果员工的联系方式较长，就需要适当增加列宽。

划分区域：可以根据表格的内容进行区域划分，使表格更加清晰易读。例如，在考勤管理表格中，可以将日期部分和员工信息部分进行划分，用不同的颜色或者线条进行区分。

设置字体和格式：选择合适的字体和格式，使表格更加美观。一般来说，字体可以选择宋体、黑体等常见字体，字号适中。同时，可以对表头进行加粗、变色等处理，突出显示。

五、录入数据

在设计好表格结构后，就可以开始录入数据了。录入数据时要注意准确性和规范性。

逐行录入：按照员工的顺序或者时间顺序逐行录入数据。例如，在员工信息记录表格中，从第一位员工开始，依次录入其基本信息。

检查数据：录入数据后，要仔细检查数据的准确性。可以通过与原始资料进行核对，避免出现录入错误的情况。例如，在录入员工的出生日期时，要确保与身份证上的信息一致。

规范数据格式：对于一些数据，要按照统一的格式进行录入。例如，日期可以统一采用“年/月/日”的格式，电话号码可以统一采用“区号 - 号码”的格式。

批量录入：如果数据量较大，可以采用批量录入的方式。例如，将员工的信息整理成一个文本文件，然后通过表格软件的导入功能将数据批量导入到表格中。

六、设置公式和函数

为了提高表格的计算效率和准确性，可以设置公式和函数。

求和函数：在薪资计算表格中，可以使用SUM函数计算员工的总工资。例如，将基本工资、绩效工资、奖金等各项工资相加，得出员工的总工资。

平均值函数：在考勤管理表格中，可以使用AVERAGE函数计算员工的平均出勤天数。通过计算一段时间内的出勤天数平均值，了解员工的出勤情况。

条件判断函数：使用IF函数可以根据不同的条件进行判断。例如，在考勤管理表格中，如果员工的迟到次数超过3次，就标记为“严重迟到”。

数据查询函数：VLOOKUP函数可以用于在表格中查找特定的数据。例如，在员工信息记录表格中，通过输入员工的姓名，就可以快速查找其相关信息。

七、进行数据验证

数据验证可以确保录入的数据符合要求，避免出现错误的数据。

设置数据范围：对于一些有范围限制的数据，可以设置数据范围。例如，员工的年龄一般在18 - 60岁之间，在录入年龄时可以设置数据范围，超出这个范围的数据将无法录入。

检查数据格式：对于一些特定格式的数据，要检查其格式是否正确。例如，电子邮件地址必须符合“用户名@域名”的格式，在录入时可以进行格式检查。

重复数据检查：可以使用表格软件的重复数据检查功能，检查表格中是否存在重复的数据。例如，在员工信息记录表格中，员工的身份证号码应该是唯一的，如果出现重复的身份证号码，就需要进行核实。

逻辑验证：对于一些数据之间存在逻辑关系的情况，要进行逻辑验证。例如，在薪资计算表格中，绩效工资不能超过基本工资的一定比例，如果超过了就需要进行检查。

八、保存和分享表格

完成表格的制作后，要及时保存和分享表格。

选择保存格式：根据需要选择合适的保存格式。一般来说，可以选择Excel的默认格式（.xlsx），这种格式兼容性较好。如果需要与其他软件进行数据交换，也可以选择CSV等格式。

设置保存路径：将表格保存到合适的位置，方便后续的查找和使用。可以在电脑上创建一个专门的文件夹，用于存放人事系统表格。

备份表格：为了防止数据丢失，要定期对表格进行备份。可以将表格备份到外部硬盘、云存储等地方。

分享表格：如果需要与其他部门或者人员共享表格，可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行分享。同时，要设置好分享的权限，确保数据的安全性。例如，对于一些敏感的薪资数据，只允许相关的管理人员查看。

常见用户关注的问题：

一、人事系统表格制作需要用到哪些软件？

我听说好多人在做人事系统表格的时候都不知道该用啥软件，我就想知道大家一般都用啥顺手呢。其实啊，选对软件能让表格制作轻松不少呢。

解答：制作人事系统表格常用的软件有以下几种。首先是微软的Excel，这可是办公界的“扛把子”。它功能强大，有各种数据处理、公式计算、图表制作的功能。比如可以用它来统计员工的考勤数据、计算薪资等。而且它的兼容性好，很多文件都能打开和保存。还有WPS表格，这是国产软件，对咱们国内用户很友好，操作界面和Excel很相似，而且免费版就有很多实用功能，还能云存储，方便随时查看和编辑。另外，Google Sheets也不错，它是在线表格软件，只要有网络就能用，还能多人同时在线协作，适合团队一起制作人事表格，提高工作效率。

二、人事系统表格里员工信息怎么录入更高效？

朋友说录入员工信息可太麻烦了，要是能高效点就好了。我也觉得是，一个个填多浪费时间啊，所以就想知道有没有啥好办法。

解答：要高效录入员工信息，可以先准备好模板。在Excel或者其他表格软件里设置好表头，像姓名、性别、出生日期、联系方式这些。然后让员工自己填写电子表格，再统一收集。这样能避免因为口头传达信息导致的错误。还可以利用数据导入功能，如果员工信息已经存在于其他文件里，比如数据库或者文本文件，就可以直接导入到人事表格中。另外，使用扫描枪也是个好办法，把员工的证件信息扫描后，通过相应软件转换成文字信息录入表格，能大大提高录入速度。要是有大量新员工入职，也可以让他们在入职时用手机扫码填写信息，直接同步到表格里。

三、人事系统表格怎么进行数据安全保护？

我听说人事表格里都是员工的重要信息，要是泄露了可不得了。我就想知道该怎么保护这些数据安全呢。

解答：保护人事系统表格的数据安全很重要。首先要设置访问权限，给不同的人分配不同的操作权限，比如只有人事主管能查看和修改薪资信息，普通员工只能查看自己的基本信息。然后对表格文件进行加密，像Excel就有加密功能，设置密码后只有知道密码的人才能打开。定期备份数据也很关键，可以把表格备份到外部硬盘或者云存储里，防止因为电脑故障或者其他原因导致数据丢失。还有，安装杀毒软件和防火墙，防止病毒和黑客攻击。在共享表格时，尽量使用安全的网络环境，避免在公共网络上传输重要数据。

四、人事系统表格如何根据数据生成有用的图表？

朋友推荐说用图表展示人事数据更直观，可我不太清楚咋根据数据生成有用的图表。我就想知道该选啥类型的图表合适呢。

解答：根据不同的数据类型和展示目的选择合适的图表。如果要展示员工的部门分布情况，用柱状图就很合适。在Excel里选中部门和人数的数据，然后点击插入柱状图，就能快速生成。要是想展示员工的薪资占比情况，那饼图就比较好，能清楚看到每个部分的比例关系。折线图适合展示员工数量随时间的变化趋势，比如每年的新入职员工数量。在制作图表时，要注意数据的准确性和完整性，确保图表能真实反映数据情况。还可以对图表进行美化，调整颜色、字体、标题等，让图表更清晰、美观，便于理解。