oa软件公司怎么选？掌握这几点轻松挑到合适的办公自动化软件厂商

在当今数字化办公的时代，OA（办公自动化）软件对于企业提高办公效率、优化管理流程起着至关重要的作用。然而，市场上的OA软件公司众多，如何从这些公司中选出最适合自己企业的，成为了许多企业面临的难题。接下来，我们就从多个方面来详细探讨一下OA软件公司该怎么选。

一、了解自身需求

企业在选择OA软件公司之前，首先要明确自身的需求。不同规模、不同行业的企业，对于OA软件的功能需求是不同的。

企业规模：小型企业可能更注重软件的基础功能，如文档管理、流程审批等，并且希望软件价格实惠、易于上手。例如，一家小型广告公司，员工数量不多，日常主要的工作流程就是项目报价、合同审批等，那么它需要的OA软件功能不需要过于复杂。而大型企业则需要更全面、更强大的功能，如集团化管理、多组织架构支持等。比如大型跨国企业，需要对全球各地的分支机构进行统一管理，OA软件就需要具备多语言、多币种支持等功能。

行业特性：不同行业有不同的业务流程和管理需求。制造业企业可能需要OA软件与生产管理系统集成，实现生产计划、物料管理等功能。例如汽车制造企业，需要通过OA软件实时了解生产线的进度、原材料的库存情况等。而金融行业则更注重数据安全和合规性，OA软件需要具备严格的权限管理和数据加密功能。

发展规划：企业还要考虑自身的发展规划。如果企业有扩张的计划，那么选择的OA软件要具备良好的扩展性，能够随着企业的发展不断增加功能模块。比如一家创业公司，目前处于快速发展阶段，未来可能会拓展业务领域，那么OA软件就要能够适应这种变化。

二、考察软件功能

软件功能是选择OA软件公司的核心因素之一。一个好的OA软件应该具备完善的功能模块，以满足企业的各种办公需求。

流程审批功能：流程审批是OA软件最基本也是最重要的功能之一。它能够实现企业内部各种审批流程的自动化，提高审批效率。例如，员工的请假申请、费用报销申请等，都可以通过OA软件在线提交，相关领导可以随时随地进行审批。好的流程审批功能应该支持自定义流程，企业可以根据自身的业务流程进行灵活配置。

文档管理功能：文档管理功能可以帮助企业实现文档的集中存储、分类管理和共享。企业的各种文件、资料都可以上传到OA软件的文档库中，方便员工查找和使用。同时，文档管理功能还应该具备权限控制，不同的员工对不同的文档有不同的访问权限，确保文档的安全。

沟通协作功能：现代企业注重团队协作，OA软件的沟通协作功能可以促进员工之间的交流和合作。例如，即时通讯工具可以让员工实时沟通，讨论工作问题；项目协作模块可以让团队成员共同参与项目，共享项目进度和文档。

移动办公功能：随着移动互联网的发展，移动办公成为了企业的必然需求。OA软件应该具备良好的移动办公功能，员工可以通过手机、平板等移动设备随时随地处理工作。比如，员工在外出差时，可以通过手机审批文件、查看工作进度等。

三、评估软件稳定性

软件稳定性直接影响企业的办公效率和业务正常运转。一个不稳定的OA软件可能会导致系统崩溃、数据丢失等问题，给企业带来严重的损失。

技术架构：考察OA软件公司的技术架构是否先进、合理。先进的技术架构可以保证软件的稳定性和性能。例如，采用分布式架构的OA软件，能够更好地应对高并发访问，避免系统卡顿。

测试情况：了解软件公司对软件的测试情况。正规的软件公司会对软件进行严格的测试，包括功能测试、性能测试、安全测试等。例如，对软件进行压力测试，模拟大量用户同时访问系统，看系统是否能够稳定运行。

用户反馈：查看软件的用户反馈，了解软件在实际使用中的稳定性。可以通过互联网、行业论坛等渠道收集用户的评价。如果很多用户都反映软件经常出现崩溃、数据丢失等问题，那么就要谨慎选择。

数据备份与恢复：软件公司应该具备完善的数据备份与恢复机制。定期对企业的数据进行备份，并且在出现问题时能够快速恢复数据。例如，每天对数据进行全量备份，每周进行增量备份，确保数据的安全性和完整性。

四、关注软件安全性

在数字化时代，企业的办公数据涉及到商业机密和隐私，软件的安全性至关重要。

数据加密：OA软件应该对企业的数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取。例如，采用SSL/TLS加密协议对数据传输进行加密，采用AES等加密算法对数据存储进行加密。

权限管理：完善的权限管理可以确保不同的员工对不同的数据有不同的访问权限。例如，普通员工只能查看和操作自己的工作相关数据，而管理人员可以查看和管理部门的数据。通过严格的权限控制，防止数据泄露。

安全漏洞修复：软件公司应该及时修复软件中的安全漏洞。随着技术的发展，黑客的攻击手段也在不断变化，软件公司需要密切关注安全动态，及时更新软件，修复安全漏洞。

合规性：OA软件要符合相关的安全法规和标准。例如，在金融行业，软件要符合金融监管部门的安全要求；在医疗行业，软件要符合相关的医疗数据安全法规。

五、查看软件公司的案例

软件公司的成功案例可以直观地反映其软件的实际应用效果和服务能力。

行业案例：查看软件公司在自己所在行业的案例。如果软件公司有丰富的同行业案例，说明它对该行业的业务流程和需求有深入的了解，能够提供更贴合企业需求的解决方案。例如，一家电商企业选择OA软件公司时，查看该公司是否有其他电商企业的成功案例，了解其在电商行业的应用效果。

企业规模案例：参考与自己企业规模相似的案例。不同规模的企业对OA软件的需求和使用情况有所不同，通过查看相似规模企业的案例，可以更好地了解软件是否适合自己的企业。比如，一家中型企业可以查看软件公司为其他中型企业实施OA软件的案例，了解实施过程中可能遇到的问题和解决方案。

案例效果：了解案例企业使用OA软件后的实际效果。可以通过与案例企业进行沟通，了解软件对其办公效率、管理水平等方面的提升情况。例如，某企业使用OA软件后，流程审批时间缩短了50%，文档查找效率提高了80%等。

案例时间：关注案例的时间跨度。较新的案例更能反映软件公司的最新技术和服务水平。如果软件公司的案例都是几年前的，可能其技术和服务已经跟不上时代的发展。

六、考察软件公司的服务能力

软件公司的服务能力直接影响到企业在使用OA软件过程中的体验和效果。

实施服务：软件公司应该具备专业的实施团队，能够为企业提供全面的实施服务。包括系统安装、配置、数据迁移、培训等。例如，实施团队要在规定的时间内完成软件的部署和上线，并且对企业员工进行系统的培训，确保员工能够熟练使用软件。

技术支持服务：在软件使用过程中，难免会遇到各种技术问题，软件公司需要提供及时、有效的技术支持服务。可以通过电话、邮件、在线客服等多种方式为企业提供技术支持。例如，企业在使用软件过程中遇到系统故障，软件公司能够在短时间内响应并解决问题。

升级服务：软件公司应该定期对软件进行升级，以修复漏洞、增加功能。并且要为企业提供升级服务，确保企业能够及时使用到最新版本的软件。例如，软件公司每年发布1 - 2次重大版本升级，并且会提前通知企业，协助企业完成升级工作。

定制化服务：如果企业有特殊的需求，软件公司应该能够提供定制化服务。根据企业的具体需求，对软件进行个性化开发。例如，企业需要在OA软件中增加一个特殊的业务流程模块，软件公司能够进行定制开发。

七、比较软件价格

软件价格是企业选择OA软件公司时需要考虑的重要因素之一。企业要在满足自身需求的前提下，选择性价比高的软件。

价格构成：了解软件价格的构成，包括软件授权费、实施费、维护费等。有些软件公司可能会在软件授权费上给出较低的价格，但在实施费和维护费上收取较高的费用。企业要综合考虑各项费用，计算出软件的总体成本。

不同模式价格：目前OA软件有多种收费模式，如买断模式、租赁模式等。买断模式需要企业一次性支付较高的费用，但拥有软件的永久使用权；租赁模式则是按年或按月支付费用，成本相对较低，但没有软件的所有权。企业可以根据自身的财务状况和使用需求选择合适的收费模式。

价格与功能的匹配度：考察软件价格与功能的匹配度。不要只看价格高低，还要看软件的功能是否能够满足企业的需求。有些低价软件可能功能简陋，无法满足企业的实际需求；而有些高价软件可能包含了很多企业用不到的功能。企业要选择价格与功能相匹配的软件。

价格谈判：在与软件公司沟通时，可以尝试进行价格谈判。有些软件公司为了争取客户，会在价格上给予一定的优惠。企业可以通过比较多家软件公司的价格，争取到更合理的价格。

八、评估软件公司的口碑和信誉

软件公司的口碑和信誉反映了其在市场上的形象和用户对其的认可程度。

行业口碑：了解软件公司在行业内的口碑。可以通过行业协会、行业媒体等渠道获取相关信息。如果软件公司在行业内有良好的口碑，说明它的技术实力、服务质量等方面得到了行业的认可。

用户评价：查看软件公司的用户评价。可以通过互联网、软件应用商店等平台收集用户的评价。用户的实际使用体验是最真实的，通过用户评价可以了解软件公司在软件功能、服务态度等方面的优缺点。

信誉记录：查询软件公司的信誉记录，如是否有不良的经营记录、是否存在合同纠纷等。可以通过工商部门、信用评级机构等渠道获取相关信息。信誉良好的软件公司更值得企业信赖。

品牌影响力：品牌影响力也是评估软件公司的一个重要因素。知名品牌的软件公司通常具有更强大的技术实力和更完善的服务体系。例如，一些在OA软件领域具有较高知名度的品牌，其产品和服务更有保障。

总之，选择OA软件公司需要综合考虑多个方面的因素。企业要根据自身的需求，对软件功能、稳定性、安全性、价格等进行全面评估，同时考察软件公司的服务能力、案例经验、口碑信誉等，才能选出最适合自己企业的OA软件公司，为企业的发展提供有力的支持。

常见用户关注的问题：

一、OA软件公司的口碑怎么了解？

哎呀，我听说好多人在选OA软件公司的时候都特别在意口碑呢，我就想知道这口碑到底咋去了解呀。毕竟口碑好的公司，产品和服务应该都差不了。

正式解答：了解OA软件公司的口碑可以从多个方面入手。首先，可以去各大软件评测平台看看，像中关村在线软件频道、IT桔子等，上面会有用户对不同OA软件公司的评价，包括软件的功能使用感受、稳定性、售后服务等方面。其次，行业论坛也是个不错的地方，比如畅享网、CIO时代网等，在上面能找到很多同行分享的使用经验和对不同公司的看法。另外，还可以问问身边已经使用过OA软件的朋友、同事或者合作伙伴，他们的亲身经历是最真实可靠的。如果有机会参加一些行业展会或者研讨会，也可以和其他参会者交流交流，听听他们对不同OA软件公司的评价。最后，还可以直接向OA软件公司要一些他们的客户案例，联系这些客户，了解他们和该公司合作的实际情况。

二、OA软件公司的技术实力怎么判断？

朋友说选OA软件公司技术实力很重要，我就有点好奇啦，这技术实力到底咋判断呢。要是技术不行，软件用着估计也不顺畅。

正式解答：判断OA软件公司的技术实力可以从几个关键方面来看。一是看公司的研发团队，了解他们的研发人员数量、学历背景和工作经验。一般来说，研发团队规模较大、人员素质较高，技术实力相对更强。可以通过公司官网、招聘信息等渠道获取这些信息。二是考察软件的技术架构，先进的技术架构能保证软件的稳定性、可扩展性和安全性。比如是否采用了微服务架构、云计算技术等。三是看软件的更新频率，如果公司能够定期对软件进行更新和升级，说明他们有持续的研发投入和技术创新能力。四是了解公司获得的技术奖项和认证，比如软件著作权、ISO27001信息安全管理体系认证等，这些都是公司技术实力的证明。最后，可以要求公司进行产品演示，观察软件的操作是否流畅、功能是否强大，以及对一些复杂业务场景的处理能力。

三、OA软件公司的服务质量好不好怎么评估？

我听说服务质量不好的话，用软件的时候会特别闹心，我就想知道这OA软件公司的服务质量咋评估呀。要是服务跟不上，软件再好也白搭。

正式解答：评估OA软件公司的服务质量可以从以下几个方面进行。首先是售前服务，在和公司销售人员沟通的过程中，观察他们的专业度和响应速度。如果销售人员能够及时、准确地解答你的问题，并且根据你的需求提供合理的解决方案，说明公司的售前服务不错。其次是售后服务，了解公司的售后服务方式，比如是否提供7×24小时服务、响应时间是多久等。可以通过咨询已经使用该公司软件的客户，了解他们在遇到问题时，公司的售后人员是否能够及时解决。另外，还可以看看公司是否提供培训服务，包括软件操作培训、系统维护培训等，这对于用户更好地使用软件非常重要。最后，关注公司的服务态度，是否能够站在用户的角度考虑问题，积极主动地解决用户遇到的困难。

四、OA软件公司的价格贵不贵怎么衡量？

朋友推荐说选OA软件公司得考虑价格，我就想知道这价格贵不贵到底咋衡量呀。毕竟谁都想花小钱办大事嘛。

正式解答：衡量OA软件公司的价格是否贵，不能只看表面的数字。首先要明确软件的功能和服务是否与价格相匹配。不同的OA软件功能差异很大，有些可能只包含基本的办公功能，而有些则具备更高级的流程审批、数据分析等功能。如果软件的功能能够满足你的企业需求，那么价格相对合理。其次，要考虑软件的部署方式，是本地部署还是云端部署，不同的部署方式价格也会有所不同。本地部署需要企业自己购买服务器等硬件设备，前期投入较大；而云端部署则可以按需付费，前期成本较低。另外，还要看公司的收费模式，是一次性收费还是按年收费，以及是否有额外的费用，比如升级费用、维护费用等。最后，可以对比市场上其他类似功能的OA软件公司的价格，看看该公司的价格是否处于合理区间。在选择时，不要只追求低价，而要综合考虑软件的功能、服务和价格等因素。