超详细！SRM系统中订单查看的实用使用方法及完整订单管理流程全解析

总体介绍

在企业的采购与供应链管理中，SRM（Supplier Relationship Management，供应商关系管理）系统扮演着至关重要的角色。它不仅能帮助企业优化与供应商的合作关系，还能对订单进行高效管理。那么，如何通过SRM系统来看订单呢？其具体的使用方法和订单管理流程又是怎样的呢？本文将详细为你解答这些问题，让你对SRM系统在订单管理方面的应用有更深入的了解。

一、SRM系统的基本概念

在深入了解如何通过SRM系统看订单之前，我们得先明白SRM系统到底是什么。SRM系统是一种用于管理企业与供应商之间关系的软件系统。它就像是企业与供应商沟通的桥梁，能让双方的信息传递更加顺畅。

系统功能概述：SRM系统具备多种功能，比如供应商信息管理、采购需求管理、订单管理、交货管理等。它可以整合企业内部各个部门的采购需求，然后与合适的供应商进行匹配，生成采购订单。

对企业的重要性：对于企业来说，SRM系统能提高采购效率，降低采购成本。通过系统，企业可以实时了解供应商的交货情况、产品质量等信息，从而更好地控制供应链风险。例如，一家制造企业使用SRM系统后，采购周期从原来的15天缩短到了10天，大大提高了生产效率。

与传统采购方式的区别：传统采购方式往往依赖人工沟通和纸质文件，效率低下且容易出错。而SRM系统实现了采购流程的数字化和自动化，减少了人为因素的干扰，提高了数据的准确性和及时性。

数据安全保障：在信息时代，数据安全至关重要。SRM系统采用了多种安全技术，如加密技术、访问控制等，确保企业与供应商之间的数据传输和存储安全。

系统的可扩展性：随着企业业务的发展，SRM系统可以根据企业的需求进行功能扩展和定制。比如，增加新的供应商评估指标、优化订单审批流程等。

用户体验：一个好的SRM系统应该具备简洁易用的界面，方便企业员工和供应商使用。这样可以减少培训成本，提高系统的使用率。

与其他系统的集成：SRM系统可以与企业的ERP系统、CRM系统等进行集成，实现数据的共享和业务流程的协同。例如，与ERP系统集成后，采购订单信息可以自动同步到财务系统，方便进行付款处理。

系统的维护和升级：为了保证系统的稳定运行和功能的不断完善，SRM系统需要定期进行维护和升级。企业可以选择自己维护，也可以委托专业的服务商进行维护。

二、登录SRM系统查看订单入口

当我们知道了SRM系统的基本概念后，接下来就是要找到查看订单的入口。一般来说，登录SRM系统是第一步。

登录方式：大多数SRM系统支持用户名和密码登录，有些还支持第三方账号登录，如微信、QQ等。用户只需要在登录页面输入正确的账号和密码，点击登录按钮即可进入系统。

入口位置：进入系统后，查看订单的入口通常在系统的主菜单或者导航栏中。常见的名称有“订单管理”、“我的订单”等。有些系统还会在首页提供订单快捷查询入口，方便用户快速查看订单信息。

权限设置：不同的用户在SRM系统中拥有不同的权限。例如，采购人员可以查看和处理自己创建的订单，而管理人员可以查看所有订单的信息。在登录系统时，系统会根据用户的权限显示相应的订单信息。

搜索功能：如果企业的订单数量较多，通过搜索功能可以快速定位到需要查看的订单。搜索条件可以包括订单编号、供应商名称、订单日期等。

收藏功能：对于经常查看的订单，用户可以将其收藏起来，下次查看时直接从收藏列表中找到，节省查找时间。

系统提示：当有新订单生成、订单状态发生变化等情况时，系统会通过消息提示的方式通知用户。用户可以在系统的消息中心查看这些提示信息。

多语言支持：如果企业有国际化业务，SRM系统可能会支持多种语言。用户可以在系统设置中选择自己熟悉的语言，方便查看订单信息。

移动端入口：为了方便用户随时随地查看订单，很多SRM系统都提供了移动端应用。用户可以在手机或平板电脑上下载安装应用，通过扫描二维码或输入账号密码登录，然后在移动端查看订单信息。

三、订单基本信息查看

进入订单页面后，我们首先看到的就是订单的基本信息。这些信息能让我们对订单有一个初步的了解。

订单编号：订单编号是订单的唯一标识，就像人的身份证号码一样。通过订单编号，我们可以在系统中准确地找到该订单，并进行相关的操作。

订单日期：订单日期记录了订单生成的时间。它可以帮助我们了解订单的时效性，判断订单是否已经过期或者是否需要加快处理。

供应商信息：包括供应商名称、联系方式、地址等。了解供应商信息可以让我们在需要与供应商沟通时，能够快速找到正确的联系方式。

采购产品信息：详细列出了采购的产品名称、规格、数量、单价等。这些信息是订单的核心内容，我们可以根据这些信息核对产品的准确性和价格的合理性。

订单金额：订单金额是采购产品的总价。它可以帮助我们控制采购成本，同时也是财务部门进行付款的重要依据。

交货日期：交货日期是供应商承诺交货的时间。我们可以根据这个日期来安排生产计划，确保生产的连续性。

订单状态：常见的订单状态有已创建、已审核、已发货、已收货等。通过订单状态，我们可以了解订单的处理进度，及时发现问题并采取相应的措施。

备注信息：备注信息通常是采购人员或供应商添加的一些特殊说明，如产品的特殊要求、交货方式等。查看备注信息可以避免在订单执行过程中出现误解。

四、订单状态跟踪方法

订单状态的跟踪是SRM系统订单管理的重要环节。通过跟踪订单状态，我们可以及时掌握订单的执行情况，确保订单顺利完成。

实时更新机制：SRM系统会实时更新订单状态。当供应商发货、企业收货等操作完成后，系统会自动更新订单状态。我们只需要刷新订单页面，就可以看到最新的订单状态。

状态图标显示：为了让用户更直观地了解订单状态，系统通常会使用不同的图标来表示不同的状态。例如，绿色图标表示已完成，红色图标表示有问题需要处理。

进度条展示：有些系统还会使用进度条来展示订单的处理进度。进度条可以让我们一目了然地看到订单从创建到完成的整个过程。

异常状态预警：当订单出现异常状态，如逾期未发货、产品质量问题等，系统会发出预警提示。我们可以根据预警信息及时与供应商沟通，解决问题。

历史状态查询：系统会记录订单的历史状态，我们可以通过查询历史状态来了解订单的处理过程。这对于分析订单执行情况和总结经验教训非常有帮助。

与供应商的沟通记录：在订单状态跟踪过程中，我们可能会与供应商进行多次沟通。系统会记录这些沟通记录，包括沟通时间、沟通内容等。我们可以通过查看沟通记录，了解沟通的情况，避免重复沟通。

数据分析功能：SRM系统还可以对订单状态数据进行分析，生成统计报表。通过分析报表，我们可以发现订单处理过程中的问题和规律，从而优化订单管理流程。

与其他部门的协同：订单状态的跟踪不仅仅是采购部门的事情，还涉及到生产、物流、财务等多个部门。通过SRM系统，不同部门可以实时共享订单状态信息，实现协同工作。

五、订单详情页面的深入解读

除了基本信息和状态跟踪，订单详情页面还有很多其他重要的信息值得我们深入解读。

产品明细：在产品明细中，除了前面提到的产品名称、规格、数量、单价等信息外，还可能会有产品的图片、技术参数等。这些信息可以帮助我们更全面地了解采购的产品。

付款条款：付款条款规定了企业与供应商之间的付款方式和时间。常见的付款方式有货到付款、预付款、分期付款等。了解付款条款可以让我们合理安排资金，避免出现资金风险。

交货方式：交货方式包括自提、送货上门等。不同的交货方式会影响到物流成本和交货时间。我们可以根据实际情况选择合适的交货方式。

质量标准：质量标准是对采购产品质量的要求。它可以包括产品的性能、外观、包装等方面的标准。我们可以根据质量标准对产品进行验收，确保产品符合要求。

违约责任：违约责任规定了如果一方违反订单条款，需要承担的责任。了解违约责任可以让我们在与供应商合作时，更加谨慎地履行自己的义务，同时也能保障自己的权益。

附件信息：订单详情页面可能会附带一些附件，如产品说明书、质量检验报告等。这些附件可以帮助我们更好地了解产品的相关信息。

审批流程信息：在订单生成过程中，可能需要经过多个部门的审批。订单详情页面会显示审批流程信息，包括审批人员、审批时间、审批意见等。我们可以通过查看审批流程信息，了解订单的审批情况。

变更记录：如果订单在执行过程中发生了变更，如产品数量的调整、交货日期的更改等，系统会记录这些变更记录。查看变更记录可以让我们了解订单变更的原因和过程。

六、使用SRM系统进行订单修改和取消

在实际业务中，有时候我们可能需要对订单进行修改或取消。SRM系统为我们提供了相应的功能。

修改订单的条件：一般来说，在订单未发货或者未完成某些关键步骤之前，我们可以对订单进行修改。修改的内容可以包括产品信息、交货日期、数量等。

修改流程：在系统中找到需要修改的订单，点击修改按钮，然后在弹出的页面中修改相应的信息。修改完成后，提交修改申请，等待相关人员审批。审批通过后，系统会更新订单信息。

取消订单的情况：当出现产品需求变更、供应商无法按时交货等情况时，我们可能需要取消订单。取消订单需要谨慎操作，因为可能会涉及到违约责任和赔偿问题。

取消流程：在系统中找到需要取消的订单，点击取消按钮，然后填写取消原因。提交取消申请后，同样需要经过相关人员审批。审批通过后，系统会将订单状态更新为已取消。

与供应商的沟通：无论是修改订单还是取消订单，都需要及时与供应商沟通。我们可以通过系统的消息功能或者电话等方式与供应商联系，说明情况，争取供应商的理解和配合。

对订单历史的影响：订单的修改和取消会记录在订单历史中。这些记录可以作为我们与供应商合作的参考，同时也有助于我们分析订单变更的原因和频率。

数据备份：在进行订单修改和取消操作之前，建议对相关的数据进行备份。以防出现意外情况，导致数据丢失。

系统提示和预警：当我们进行订单修改和取消操作时，系统会给出相应的提示和预警。例如，提示我们修改或取消订单可能会产生的影响，提醒我们确认操作等。

七、SRM系统中的订单统计与分析

SRM系统不仅可以帮助我们查看和管理订单，还能对订单数据进行统计和分析。通过统计和分析，我们可以发现采购业务中的问题和规律，为企业的决策提供依据。

订单数量统计：可以按照时间、供应商、产品等维度对订单数量进行统计。例如，统计每个月的订单数量，了解采购业务的季节性变化。

订单金额统计：统计不同时间段、不同供应商的订单金额，分析采购成本的分布情况。通过对比不同供应商的订单金额，我们可以评估供应商的重要性和合作价值。

交货及时率分析：计算供应商的交货及时率，即按时交货的订单数量占总订单数量的比例。交货及时率可以反映供应商的履约能力，我们可以根据交货及时率对供应商进行评估和排名。

产品质量分析：通过对产品质量问题的记录和统计，分析不同供应商的产品质量情况。例如，统计每个供应商的产品退货率、次品率等，找出产品质量存在问题的供应商。

采购趋势分析：分析采购产品的种类、数量、金额等随时间的变化趋势。通过采购趋势分析，我们可以预测未来的采购需求，提前做好采购计划。

供应商绩效评估：综合考虑订单数量、金额、交货及时率、产品质量等因素，对供应商进行绩效评估。根据评估结果，我们可以选择优秀的供应商进行长期合作，淘汰不合格的供应商。

报表生成和导出：SRM系统可以根据统计和分析结果生成各种报表，如柱状图、折线图、饼图等。我们可以将这些报表导出为Excel、PDF等格式，方便进行进一步的分析和汇报。

数据可视化展示：通过数据可视化工具，将订单统计和分析结果以直观的图表和图形展示出来。这样可以让我们更快速地理解数据，发现问题和规律。

八、订单管理流程中的常见问题及解决办法

在使用SRM系统进行订单管理的过程中，可能会遇到一些问题。下面我们来看看常见的问题及解决办法。

系统登录问题：有时候可能会出现无法登录系统的情况，原因可能是账号密码错误、网络问题等。我们可以检查账号密码是否正确，尝试重新输入。如果是网络问题，可以检查网络连接是否正常，或者联系网络管理员解决。

订单信息错误：订单信息可能会出现录入错误的情况，如产品数量、单价等信息错误。发现错误后，我们可以按照前面提到的订单修改流程进行修改。同时，在录入订单信息时，要仔细核对，避免出现错误。

供应商沟通不畅：与供应商沟通可能会遇到语言障碍、信息传递不及时等问题。我们可以选择合适的沟通方式，如使用翻译工具解决语言问题，通过系统的消息功能及时传递信息。同时，建立良好的沟通机制，定期与供应商进行沟通。

订单审批缓慢：订单审批流程可能会因为审批人员繁忙、审批规则复杂等原因导致审批缓慢。我们可以优化审批流程，减少不必要的审批环节，同时提醒审批人员及时处理审批任务。

数据安全问题：数据安全是一个重要的问题，可能会出现数据泄露、数据丢失等情况。我们可以加强系统的安全防护措施，如设置访问权限、定期备份数据等。同时，对员工进行数据安全培训，提高员工的数据安全意识。

系统功能使用不熟练：由于SRM系统功能较多，员工可能会对某些功能使用不熟练。我们可以组织系统培训，让员工熟悉系统的各项功能。同时，在系统中提供操作指南和帮助文档，方便员工查询。

订单执行偏差：在订单执行过程中，可能会出现交货时间偏差、产品质量不符合要求等问题。我们可以加强对订单执行过程的监控，及时发现问题并与供应商沟通解决。同时，在签订订单时，明确违约责任和赔偿条款，保障企业的权益。

系统故障：系统可能会出现故障，导致无法正常使用。遇到系统故障时，我们可以及时联系系统管理员或技术支持人员，进行故障排查和修复。同时，定期对系统进行维护和升级，减少系统故障的发生。

常见用户关注的问题：

一、SRM系统里怎么快速找到特定订单？

我听说好多人用SRM系统的时候，都愁着咋快速找到自己想要的特定订单。就好像在一堆文件里找一张特定的纸，挺让人头疼的。我就想知道，这里面是不是有啥小窍门能让找订单变得容易点。

解答：在SRM系统里快速找到特定订单，有几种实用的方法。首先可以利用搜索功能，一般SRM系统都有搜索框，你可以输入订单的关键信息，比如订单编号、供应商名称、产品名称等。订单编号是最精准的搜索条件，输入后系统能迅速定位到该订单。要是你不太清楚订单编号，输入供应商名称也能缩小查找范围，因为同一供应商的订单会集中显示。

其次，可以使用筛选功能。系统通常提供按时间、订单状态等条件进行筛选。如果你知道订单大概的下单时间，就可以设置时间范围，把不符合的订单排除掉。要是你记得订单状态，比如是已发货、待付款等，通过状态筛选也能快速聚焦到目标订单。另外，有些SRM系统还支持高级搜索，你可以组合多个条件进行搜索，像同时输入供应商名称和订单日期范围，这样能更精准地找到特定订单。

二、SRM看订单的权限怎么设置呀？

朋友说在公司用SRM系统看订单的时候，有的人能看某些订单，有的人却不行，好像权限设置挺复杂的。我就好奇这权限到底是咋设置的，是不是不同的职位就有不同的权限呢。

解答：SRM系统看订单权限的设置一般由系统管理员来操作。首先，管理员要根据公司的组织架构和岗位职责来划分不同的角色，比如采购人员、财务人员、仓库管理人员等。不同角色对订单的查看需求是不一样的。

对于采购人员，他们可能需要查看所有的采购订单，包括订单的详细信息、供应商信息、交货时间等，所以可以给他们设置较高的查看权限。财务人员主要关注订单的金额、付款状态等财务相关信息，那么就可以设置他们只能查看订单的财务部分信息。仓库管理人员可能只需要知道订单的收货情况，所以权限可以设置为仅查看订单的收货状态和数量等信息。

在设置权限时，系统管理员可以进入SRM系统的权限管理模块，选择相应的角色，然后勾选该角色可以查看的订单信息范围，比如订单基本信息、详细产品信息、物流信息等。设置完成后保存，这样该角色的用户登录系统后就只能看到被允许查看的订单内容了。

三、SRM订单管理流程里审核环节重要不？

我听说SRM订单管理流程里有个审核环节，我就想知道这个环节到底重不重要呢。感觉审核好像会让流程变长，会不会有点麻烦呀，但又觉得可能有它存在的道理。

解答：SRM订单管理流程里的审核环节非常重要。审核环节就像是一道关卡，能保证订单的准确性和合规性。首先，在审核订单时，审核人员会检查订单的基本信息，比如订单数量、价格、交货日期等是否准确无误。如果订单数量和实际需求不符，或者价格超出了预算，通过审核就能及时发现并纠正，避免给公司带来损失。

其次，审核环节可以确保订单符合公司的采购政策和相关规定。比如有些公司规定采购某些产品必须通过特定的供应商，审核人员就会检查订单的供应商是否合规。另外，审核还能防止内部人员的违规操作，比如防止虚假订单的产生。

虽然审核环节可能会让订单流程变长一点，但它能大大降低订单风险，提高订单质量。而且现在很多SRM系统都实现了自动化审核，对于一些符合预设规则的订单可以快速通过审核，提高了审核效率。

四、SRM系统看订单能看到历史订单不？

朋友推荐我用SRM系统看订单，我就想知道能不能在这个系统里看到历史订单呢。假如你想回顾之前的订单情况，要是看不到历史订单，那可就有点不方便了。

解答：一般来说，SRM系统是可以查看历史订单的。大多数SRM系统都有订单记录保存功能，会将所有的订单信息进行存储，方便用户随时查看。

要查看历史订单，你可以进入系统的订单管理模块，在这个模块里通常会有一个历史订单列表的选项。点击进入后，就能看到所有的历史订单。有些系统还支持按时间、供应商等条件对历史订单进行筛选，方便你快速找到自己需要的订单。

查看历史订单有很多好处，比如你可以对比不同时期的订单价格，了解价格波动情况，为后续的采购谈判提供参考。还可以查看供应商的历史交货情况，评估供应商的信誉和服务质量。所以，SRM系统查看历史订单的功能能为企业的采购决策提供重要的依据。