超详细揭秘：SRM系统究竟怎么打开？其使用方法与注意事项全解析

总体介绍：SRM，也就是供应商关系管理系统，在企业的供应链管理中扮演着至关重要的角色。它能帮助企业更好地管理与供应商之间的合作关系，提升采购效率、降低成本等。然而，很多人可能在使用SRM系统时遇到一些问题，比如不知道怎么打开，不清楚具体的使用方法以及需要注意些什么。接下来，我们就详细地为大家介绍SRM怎么打开、使用方法以及相关的注意事项。

一、SRM是什么

SRM即供应商关系管理系统，它是一种用于管理企业与供应商之间关系的信息化工具。在企业的运营中，与供应商的合作是非常重要的环节。传统的供应商管理方式可能存在信息不及时、沟通效率低等问题，而SRM系统则能够很好地解决这些问题。

提升采购效率：通过SRM系统，企业可以实现采购流程的自动化，比如采购申请、审批、订单下达等环节都可以在系统中快速完成，大大节省了时间和人力成本。例如，原本一个采购订单从申请到下达可能需要几天时间，使用SRM系统后，可能几个小时就能完成。

优化供应商选择：系统可以对供应商的各项数据进行分析，如交货准时率、产品质量、价格等，帮助企业筛选出更优质的供应商。比如，企业可以根据系统分析结果，淘汰那些交货经常延迟的供应商，选择更可靠的合作伙伴。

加强供应链协同：SRM系统能够实现企业与供应商之间的信息共享，双方可以实时了解订单状态、库存情况等，从而更好地协同工作。例如，供应商可以根据企业的库存情况及时补货，避免企业出现缺货现象。

二、SRM系统的打开方式

不同的企业使用的SRM系统可能有所不同，但一般来说，打开SRM系统主要有以下几种常见方式。

网页端打开：很多SRM系统都支持通过网页浏览器打开。企业会为员工分配相应的账号和密码，员工只需在浏览器的地址栏输入SRM系统的网址，然后输入账号和密码登录即可。例如，企业的SRM系统网址是“https://srm.example.com”，员工在浏览器中输入该网址，进入登录页面，输入自己的账号和密码就能进入系统。

客户端打开：有些SRM系统提供专门的客户端软件，员工需要先在自己的电脑上安装该客户端软件。安装完成后，双击桌面上的客户端图标，输入账号和密码进行登录。客户端软件的优点是操作可能更加流畅，功能也可能更丰富。

移动APP打开：为了方便员工随时随地使用SRM系统，很多系统都开发了移动APP。员工可以在手机的应用商店中搜索企业指定的SRM系统APP并下载安装。安装完成后，打开APP，输入账号和密码登录。通过移动APP，员工可以在外出时也能及时处理采购相关事务，如审批采购申请、查看订单状态等。

三、登录SRM系统前的准备工作

在登录SRM系统之前，有一些准备工作是需要做好的，这样可以确保登录过程顺利进行。

获取账号和密码：企业的管理员会为员工分配SRM系统的账号和密码。员工需要向管理员咨询并获取自己的账号和密码，同时要妥善保管好这些信息，避免泄露。如果密码丢失或遗忘，可以联系管理员进行重置。

确认网络连接：无论是通过网页端、客户端还是移动APP登录SRM系统，都需要稳定的网络连接。如果是在办公室，要确保电脑连接到了公司的局域网；如果是使用移动APP，要确保手机处于有网络信号的环境中，如Wi-Fi或4G/5G网络。可以先打开其他网页或应用程序测试一下网络是否正常。

检查设备兼容性：如果使用网页端登录，要确保使用的浏览器与SRM系统兼容。常见的浏览器如谷歌浏览器、火狐浏览器等一般都能较好地支持SRM系统，但有些老旧版本的浏览器可能会出现兼容性问题。如果使用客户端软件或移动APP，要确保设备的操作系统版本符合要求。例如，某些客户端软件可能要求电脑的操作系统为Windows 10及以上版本。

四、SRM系统的基础使用方法

登录SRM系统后，首先要了解一些基础的使用方法，这样才能更好地开展工作。

个人信息设置：进入系统后，员工可以先完善自己的个人信息，如联系方式、部门信息等。这些信息在系统的使用过程中可能会用到，比如在审批流程中，其他人员可以通过这些信息与你取得联系。同时，还可以设置自己的密码，提高账号的安全性。

菜单导航：SRM系统通常会有一个菜单导航栏，上面列出了系统的各项功能模块。员工要熟悉这些功能模块的位置和作用。例如，常见的功能模块有采购管理、供应商管理、合同管理等。通过点击菜单导航栏中的相应模块，就可以进入到对应的功能页面。

搜索功能：当系统中的数据较多时，搜索功能就非常实用了。员工可以在搜索框中输入关键词，如供应商名称、订单编号等，系统会快速定位到相关的信息。比如，想要查找某个供应商的详细信息，只需在搜索框中输入该供应商的名称，就能快速找到相关记录。

五、采购管理功能的使用

采购管理是SRM系统的核心功能之一，下面详细介绍其使用方法。

采购申请：当企业内部有采购需求时，相关人员可以在SRM系统中创建采购申请。在创建采购申请时，需要填写采购物品的名称、规格、数量、预算等信息。填写完成后，提交申请，系统会按照预设的流程进行审批。例如，一个部门需要采购一批办公用品，员工在系统中创建采购申请，填写好相关信息后，提交给部门经理审批。

供应商选择：审批通过后，就需要选择合适的供应商。在SRM系统中，可以查看供应商的信息和历史合作记录，根据采购物品的要求筛选出符合条件的供应商。然后可以向这些供应商发送询价单，让他们进行报价。系统会自动记录供应商的报价信息，方便企业进行比较和选择。

订单下达：确定供应商后，就可以在系统中下达采购订单。订单中会包含采购物品的详细信息、交货时间、交货地点等。下达订单后，系统会自动通知供应商，供应商可以在系统中查看订单信息并进行确认。例如，企业与供应商确定了一批原材料的采购订单，在系统中下达订单后，供应商会收到通知，确认订单并安排生产和发货。

六、供应商管理功能的使用

供应商管理功能对于企业选择和维护优质供应商非常重要。

供应商录入：企业可以在SRM系统中录入新的供应商信息，包括供应商的基本信息、联系方式、经营范围等。同时，还可以上传供应商的相关资质文件，如营业执照、生产许可证等，以便对供应商进行审核。例如，企业新开发了一个供应商，将其信息录入系统，并上传相关资质文件，等待审核。

供应商评估：系统会定期对供应商进行评估，评估指标包括交货准时率、产品质量、服务水平等。根据评估结果，将供应商分为不同的等级，如优秀、良好、一般、较差等。对于优秀的供应商，可以给予更多的合作机会；对于较差的供应商，可以进行警告或淘汰。例如，某个供应商的交货准时率连续三个月低于80%，系统评估后将其评为较差等级，企业可以与该供应商沟通，要求其改进，否则考虑淘汰。

供应商沟通：在SRM系统中，企业可以与供应商进行沟通。可以通过系统发送消息、文件等，方便双方交流。例如，企业发现供应商提供的产品有质量问题，可以在系统中向供应商发送质量反馈信息，并要求供应商尽快解决。

七、合同管理功能的使用

合同管理功能可以帮助企业更好地管理与供应商之间的合同。

合同创建：在与供应商达成合作意向后，可以在SRM系统中创建合同。合同中会包含双方的权利和义务、采购物品的详细信息、价格、交货时间、付款方式等条款。创建合同后，系统会自动生成合同编号，方便管理。例如，企业与供应商签订了一份原材料采购合同，在系统中创建合同，填写好相关条款后，系统生成合同编号“HT2024001”。

合同审批：合同创建完成后，需要经过相关人员的审批。审批流程可以在系统中设置，一般会包括部门经理、法务人员等的审批。审批人员可以在系统中查看合同内容，提出修改意见或进行审批通过。例如，法务人员在审批合同时，发现合同中的某些条款存在法律风险，提出修改意见，企业与供应商协商修改后，再次提交审批。

合同执行监控：合同签订后，系统会对合同的执行情况进行监控。可以查看合同的进度，如交货情况、付款情况等。如果出现异常情况，系统会发出提醒。例如，合同规定供应商应在某个日期前交货，但到了交货日期仍未交货，系统会提醒企业相关人员与供应商沟通，了解情况并督促其尽快交货。

八、使用SRM系统的注意事项

在使用SRM系统的过程中，有一些注意事项需要大家了解，这样才能确保系统的正常使用和数据的安全。

数据安全：SRM系统中包含了企业和供应商的大量重要数据，如采购信息、供应商信息等。员工要注意保护这些数据的安全，不要随意将账号和密码告诉他人，避免数据泄露。同时，要定期修改密码，提高账号的安全性。例如，员工小李将自己的SRM系统账号和密码告诉了同事小王，小王可能会利用这些信息查看和修改相关数据，从而造成数据安全隐患。

操作规范：要按照系统的操作规范进行操作，避免因误操作导致数据错误或流程混乱。例如，在创建采购申请时，要准确填写采购物品的信息，避免因信息错误导致采购的物品不符合要求。如果不小心误删除了某个重要数据，要及时联系系统管理员进行恢复。

及时更新系统：企业的管理员要及时关注SRM系统的更新信息，按照要求对系统进行更新。系统更新通常会修复一些已知的问题，提升系统的性能和安全性。例如，系统更新后可能会优化某些功能的操作流程，提高使用效率。如果不及时更新系统，可能会出现兼容性问题或安全漏洞。

常见用户关注的问题：

一、SRM系统有哪些常见功能？

我听说好多企业都在用SRM系统呢，我就想知道这系统到底有啥功能，能这么受欢迎。

SRM系统也就是供应商关系管理系统，它常见的功能可不少呢。

供应商管理：可以对供应商进行全面的信息管理，像供应商的基本资料、资质证书、业绩表现等。还能对供应商进行评估和分级，筛选出优质的供应商，淘汰不合格的供应商。比如企业通过这个功能，能快速找到最适合自己的供应商，保证原材料的质量和供应的稳定性。

采购管理：涵盖了采购申请、采购订单、采购合同等环节。企业可以根据需求提交采购申请，系统会自动审批。生成采购订单后，能实时跟踪订单的执行情况，包括发货、运输、到货等。通过这个功能，能提高采购效率，降低采购成本。

合同管理：对采购合同进行电子化管理，包括合同的起草、审批、签订、执行和归档。可以设置合同的提醒功能，避免错过重要的合同条款和时间节点。这样能规范合同管理流程，减少合同风险。

库存管理：实时监控库存水平，根据库存情况自动生成补货计划。还能对库存进行盘点和核算，确保库存数据的准确性。这有助于企业合理控制库存，减少库存积压和浪费。

数据分析：对采购数据、供应商数据等进行分析，生成各种报表和图表。企业可以通过这些数据分析采购趋势、供应商表现等，为决策提供有力支持。

二、SRM系统适合哪些企业使用？

朋友说现在好多企业都用SRM系统，我就好奇到底哪些企业适合用呀。

SRM系统适合多种类型的企业使用。

制造业企业：制造业企业通常需要大量的原材料和零部件供应，供应商数量众多。SRM系统可以帮助它们管理供应商关系，确保原材料的稳定供应和质量。比如汽车制造企业，需要和众多的零部件供应商合作，通过SRM系统可以对这些供应商进行有效管理，提高生产效率和产品质量。

零售业企业：零售业企业需要与众多的商品供应商打交道，SRM系统可以帮助它们优化采购流程，降低采购成本。同时，还能实时掌握商品的库存和供应情况，及时补货，避免缺货现象的发生。像大型超市，每天都有大量的商品采购和销售，SRM系统能让采购管理更加高效。

服务业企业：虽然服务业企业不像制造业和零售业那样有大量的实物采购，但也需要采购一些服务和资源，比如办公用品、信息技术服务等。SRM系统可以帮助它们管理这些供应商，提高服务质量和效率。

大型企业集团：大型企业集团通常有多个分支机构和子公司，采购需求复杂多样。SRM系统可以实现集团化的采购管理，统一采购标准和流程，降低采购成本，提高采购的协同性。

对供应商管理要求较高的企业：有些企业非常注重供应商的质量和合作关系，希望通过系统对供应商进行全面的管理和评估。SRM系统可以满足这些企业的需求，帮助它们建立长期稳定的供应商合作关系。

三、使用SRM系统能带来哪些好处？

我听说用SRM系统能有不少好处，我就想知道具体能带来啥好处呢。

使用SRM系统能给企业带来很多实实在在的好处。

提高采购效率：通过自动化的采购流程，减少了人工操作和审批环节，大大缩短了采购周期。比如采购申请可以在线提交和审批，采购订单可以自动生成和发送，节省了大量的时间和精力。

降低采购成本：可以对供应商进行评估和筛选，选择性价比高的供应商。还能通过批量采购、谈判等方式降低采购价格。同时，合理控制库存，减少库存积压和浪费，也能降低成本。

提升供应商质量：对供应商进行全面的管理和评估，促使供应商提高产品质量和服务水平。通过与优质供应商建立长期合作关系，保证了原材料和产品的质量。

加强供应链协同：企业和供应商可以通过系统实时共享信息，包括订单状态、库存情况等。这样能提高供应链的协同性，减少信息不对称带来的问题，提高整个供应链的响应速度。

规范管理流程：SRM系统将采购和供应商管理的流程进行了规范化和标准化，减少了人为因素的干扰。所有的操作都有记录可查，便于审计和监督，提高了企业的管理水平。

四、SRM系统的安全性如何保障？

假如你要用一个系统，肯定会担心它的安全性。我就想知道SRM系统的安全性是怎么保障的呢。

SRM系统的安全性保障有很多方面。

数据加密：对系统中的数据进行加密处理，包括传输过程中的数据和存储在服务器上的数据。这样即使数据被截取，也无法被破解，保证了数据的保密性。

访问控制：设置不同的用户角色和权限，只有经过授权的用户才能访问系统的特定功能和数据。比如采购人员只能访问与采购相关的数据，财务人员只能访问财务相关的数据，避免了数据的泄露和滥用。

防火墙和入侵检测：在系统的网络边界设置防火墙，阻止外部的非法访问。同时，安装入侵检测系统，实时监测系统的运行情况，一旦发现异常行为，及时发出警报并采取措施。

定期备份：对系统中的数据进行定期备份，存储在不同的物理位置。这样即使系统出现故障或者数据丢失，也能及时恢复数据，保证业务的连续性。

安全审计：对系统的操作记录进行审计，包括用户的登录时间、操作内容等。通过审计可以发现潜在的安全问题，及时进行整改。

更新维护：及时对系统进行更新和维护，修复系统中的安全漏洞。同时，关注行业的安全动态，采取相应的安全措施，保障系统的安全性。