SRM送货单怎么开？使用方法及注意事项详解，助你轻松管理供应链流程，提升物流效率

在供应链管理中，SRM（供应商关系管理）送货单扮演着至关重要的角色。它不仅是记录货物交付信息的重要凭证，更是确保供应链流程顺畅、高效运行的关键工具。正确开具和使用SRM送货单，能够帮助企业准确掌握货物的进出情况，加强与供应商的沟通协作，有效避免货物交付过程中的纠纷和错误。然而，很多人对于SRM送货单的开具方法、使用方式以及相关注意事项并不十分清楚。接下来，我们就详细为大家介绍SRM送货单的开具、使用方法及注意事项，助你轻松管理供应链流程。

一、SRM送货单是什么

SRM送货单是企业在供应链管理中与供应商之间进行货物交付时使用的一种重要单据。它就像是货物运输过程中的“身份证”，详细记录了货物的相关信息以及交付的具体情况。

记录货物信息：送货单会明确记载货物的名称、规格、型号、数量等基本信息。比如一家电子制造企业从供应商处采购芯片，送货单上就会写明芯片的具体型号、每盒的数量以及采购的总盒数等。

明确交付信息：它还会包含货物交付的时间、地点、供应商名称、收货方名称等内容。这有助于双方确认货物交付的具体安排，例如规定在某个工作日的上午将货物送达指定的仓库。

作为结算依据：在企业与供应商进行货款结算时，SRM送货单是重要的凭证之一。只有送货单上的信息与实际交付情况相符，双方才能顺利完成结算。

追溯货物来源：当货物出现质量问题或者其他异常情况时，通过送货单可以快速追溯到货物的来源，便于及时与供应商沟通解决问题。

二、开SRM送货单前的准备工作

在开具SRM送货单之前，有一系列的准备工作需要做好，这样才能确保送货单的准确开具和后续流程的顺利进行。

确认订单信息：首先要仔细核对与供应商签订的采购订单。查看订单上的货物名称、规格、数量、价格等信息是否准确无误。比如订单上规定采购的是500件蓝色的T恤，就要确保送货单上的信息与之一致。

准备相关资料：需要准备好供应商的相关资料，如供应商的营业执照、联系方式等。同时，也要准备好收货方的信息，包括企业名称、地址、联系人等。这些信息都将填写在送货单上。

检查货物情况：在开具送货单之前，要对即将交付的货物进行检查。查看货物的数量是否与订单一致，货物的质量是否符合要求。如果发现货物有损坏或者数量不对的情况，要及时与供应商沟通解决。

选择合适的系统：如果企业使用的是电子SRM系统开具送货单，要确保系统正常运行，并且自己熟悉系统的操作流程。如果是纸质送货单，要准备好空白的送货单表格。

三、SRM送货单的开具步骤

了解了准备工作之后，接下来就进入到SRM送货单的开具步骤。按照正确的步骤操作，才能开出准确有效的送货单。

填写基本信息：在送货单的顶部，填写送货单的编号、日期、供应商名称和收货方名称。送货单编号一般是按照一定的规则生成，方便后续的查询和管理。日期填写实际开具送货单的时间。

录入货物明细：详细填写货物的名称、规格、型号、数量、单价等信息。每一项货物都要单独列出一行，确保信息清晰明了。例如，采购的不同款式的鞋子，要分别填写每款鞋子的信息。

计算金额：根据货物的数量和单价，计算出每一项货物的金额以及货物的总金额。在计算过程中要仔细核对，避免出现计算错误。

注明交付信息：填写货物的交付方式（如快递、物流、自提等）、预计交付时间和交付地点。如果是通过物流运输，还要填写物流单号等信息。

签字盖章：开具完成后，送货单需要由供应商和收货方的相关负责人签字确认，并加盖双方的公章或者业务专用章。这样送货单才具有法律效力。

四、SRM送货单的使用方法

开具好SRM送货单之后，还需要正确地使用它，才能充分发挥其在供应链管理中的作用。

交付货物时出示：在供应商交付货物时，要将送货单一并交给收货方。收货方根据送货单上的信息核对货物的数量和质量。如果发现货物与送货单不符，有权拒绝签收。

存档保存：双方都要对送货单进行妥善的存档保存。电子送货单可以在系统中进行备份，纸质送货单要存放在专门的文件柜中。保存期限一般根据企业的规定和相关法律法规来确定。

用于结算：在与供应商进行货款结算时，送货单是重要的依据。财务人员会根据送货单上的金额进行核算，确保付款金额的准确性。

查询统计：企业可以通过送货单进行货物的查询和统计。了解一段时间内从各个供应商采购的货物数量、金额等信息，为企业的采购决策提供数据支持。

与其他单据关联：SRM送货单要与采购订单、发票等其他单据进行关联。确保各项单据之间的信息一致，便于进行财务核算和审计。

五、SRM送货单的审核要点

为了保证SRM送货单的准确性和有效性，需要对其进行严格的审核。审核过程中要关注以下几个要点。

信息完整性审核：检查送货单上的各项信息是否填写完整。包括基本信息、货物明细、交付信息等。如果有信息缺失，要及时与相关人员沟通补充。

信息准确性审核：核对送货单上的信息与采购订单、实际货物是否一致。比如货物的名称、规格、数量、价格等都要准确无误。如果发现信息不符，要查明原因并进行更正。

签字盖章审核：确认送货单上是否有供应商和收货方的签字和盖章。签字和盖章代表了双方对送货单内容的认可，缺少任何一方的签字盖章都会影响送货单的法律效力。

金额核算审核：重新计算送货单上的货物金额，确保计算结果正确。特别是在涉及到多种货物和不同价格的情况下，要仔细核对每一项的金额和总金额。

合规性审核：检查送货单的开具是否符合企业的相关规定和法律法规的要求。例如，送货单的格式是否规范，是否使用了合法的印章等。

六、SRM送货单使用中的常见问题及解决办法

在使用SRM送货单的过程中，难免会遇到一些问题。下面我们就来看看常见问题以及相应的解决办法。

送货单丢失：如果送货单丢失，首先要及时与对方沟通说明情况。如果是电子送货单，可以在系统中重新打印一份。如果是纸质送货单，可以双方协商重新开具一份，并在新的送货单上注明原送货单丢失的情况。

信息错误：当发现送货单上的信息错误时，要及时更正。如果是在交付货物前发现错误，可以直接修改送货单。如果是交付货物后发现错误，要与对方协商，共同签署一份更正说明，并将更正后的送货单存档。

签字盖章问题：如果送货单上的签字不清晰或者盖章不完整，要及时联系相关人员重新签字盖章。确保送货单的法律效力。

货物与送货单不符：当货物的实际情况与送货单上的信息不符时，收货方有权拒绝签收。双方要共同核对货物和送货单，找出问题所在。如果是供应商发货错误，要及时补货或者进行换货处理。

送货单过期：有些送货单可能会规定有效期限。如果送货单过期，要与对方协商是否需要重新开具送货单。在重新开具时，要注意更新相关的信息。

七、SRM送货单对供应链管理的重要性

SRM送货单在供应链管理中有着不可忽视的重要性，它对整个供应链的顺畅运行起到了关键的作用。

提高供应链透明度：通过送货单，企业可以清楚地了解货物的来源、去向和交付情况。供应商和收货方都能实时掌握货物的动态，提高了供应链的透明度。例如，企业可以随时查询某一批货物的送货时间和预计到达时间。

加强供应商管理：送货单是评估供应商表现的重要依据。通过分析送货单上的信息，如货物的交付时间、质量情况等，可以对供应商进行考核。对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行督促改进。

保障货物交付准确性：送货单详细记录了货物的信息，在交付过程中双方可以根据送货单进行核对。这有助于避免货物交付错误，确保货物准确无误地送达目的地。

便于财务结算：准确的送货单为财务结算提供了可靠的依据。财务人员可以根据送货单上的金额进行核算，避免出现财务纠纷。同时，也有助于企业进行成本控制和预算管理。

促进供应链协同：SRM送货单促进了供应商和企业之间的协同合作。双方通过送货单进行信息沟通和共享，能够更好地协调生产、运输和库存管理等环节，提高供应链的整体效率。

八、SRM送货单的未来发展趋势

随着科技的不断发展和供应链管理的不断创新，SRM送货单也呈现出一些未来的发展趋势。

数字化程度不断提高：未来，电子SRM送货单将更加普及。企业会越来越多地使用电子系统开具、传递和存储送货单。电子送货单具有易于查询、保存和共享的优点，能够提高供应链管理的效率。

与其他系统集成：SRM送货单系统将与企业的其他管理系统，如ERP、WMS等进行集成。实现数据的实时共享和交互，进一步优化供应链流程。例如，送货单信息可以自动同步到库存管理系统中，及时更新库存数据。

智能化应用：借助人工智能和大数据技术，SRM送货单将实现智能化的分析和管理。系统可以自动识别送货单上的信息，进行风险预警和异常处理。同时，还可以根据历史数据进行预测分析，为企业的采购决策提供支持。

区块链技术应用：区块链技术的不可篡改和可追溯性特点，将被应用到SRM送货单中。通过区块链技术，可以确保送货单信息的真实性和完整性，提高供应链的安全性和可信度。

环保意识增强：随着环保意识的提高，未来可能会减少纸质送货单的使用。更多地采用电子送货单，不仅可以节约资源，还符合绿色供应链的发展理念。

常见用户关注的问题：

一、SRM送货单开错了怎么办？

我听说啊，有时候人一忙就容易出错，开SRM送货单也不例外。就想知道要是开错了可咋整，会不会很麻烦呀。

解答：如果SRM送货单开错了，首先不要慌张。如果是在单据刚开具，还未进行后续流程操作时发现错误，一般可以直接在系统中找到该单据进行修改。大多数SRM系统都提供了修改功能入口，进入单据编辑页面，对错误的信息进行更正，比如修改送货数量、货物名称等内容，修改完成后保存即可。

要是送货单已经提交审核，并且审核通过了才发现错误，这就稍微麻烦点了。需要先向审核人员说明情况，请求撤销审核。审核人员撤销审核后，单据状态会变回可编辑状态，此时再进行修改。

若送货单涉及的货物已经完成了出入库等操作，那可能需要先处理相关的出入库记录。比如将错误入库的货物进行退库操作，然后再修改送货单，重新进行正确的入库流程。在整个处理过程中，要及时和相关部门、人员沟通，确保信息同步，避免出现管理混乱。

二、SRM送货单能重复使用吗？

朋友说有时候会遇到一些特殊情况，就想知道SRM送货单能不能重复用呢，会不会有啥限制呀。

解答：一般情况下，SRM送货单是不建议重复使用的。每一张送货单都对应着一次特定的货物交付业务，它记录了本次交易的详细信息，如货物的种类、数量、价格、送货时间等。

从业务流程的严谨性来讲，重复使用送货单会导致信息混乱。比如同一张送货单上可能记录了不同批次的货物，这样在后续的库存管理、财务结算等环节就很难准确区分和处理。

不过，在某些特殊情况下，如果只是因为打印问题导致送货单字迹不清等小状况，在系统中该单据对应的业务未发生变化，且经过相关部门和人员的同意，可以重新打印这张送货单，但本质上这并不是真正意义的重复使用，只是对单据的重新输出。

要是想进行多次相同货物的交付，应该按照正常流程重新创建新的送货单，以保证业务数据的准确性和可追溯性。

三、SRM送货单和普通送货单有啥区别？

我就想知道啊，现在都流行用SRM系统了，那SRM送货单和普通送货单到底有啥不一样呢，是不是功能更强大呀。

解答：SRM送货单和普通送货单有不少区别。首先在数据管理方面，普通送货单通常是纸质的，数据记录和保存比较原始，容易出现丢失、损坏等情况。而SRM送货单是电子化的，存储在系统中，方便进行数据的查询、统计和分析。

从流程效率来看，普通送货单的传递需要人工操作，可能会受到时间和空间的限制，导致流程缓慢。而SRM送货单在系统中可以实现快速的传递和审批，大大提高了业务处理效率。比如供应商提交送货单后，采购方可以立即在系统中查看并进行审核。

在信息准确性上，普通送货单容易因为手写等原因出现错误，且修改起来比较麻烦。SRM送货单则可以通过系统的校验功能，避免一些常见的错误，并且修改信息也更加方便快捷。

另外，SRM送货单还能与供应链中的其他系统进行集成，实现数据的共享和协同，而普通送货单很难做到这一点。

四、SRM送货单的保存期限是多久？

我听说保存单据很重要，就想知道SRM送货单得保存多久呀，会不会时间长了系统就自动删除了呢。

解答：SRM送货单的保存期限并没有统一的固定标准，通常会受到多种因素的影响。从法律法规方面来看，在财务审计、税务检查等场景下，企业可能需要保留相关业务单据一定的时间，一般来说是3 - 10年不等。

从企业自身的管理需求来讲，为了保证供应链业务的可追溯性和数据的完整性，企业可能会根据自身的情况设定保存期限。比如对于一些重要的合作项目或者涉及大额交易的送货单，企业可能会选择长期保存。

大多数SRM系统都会提供数据存储和管理功能，只要系统正常运行，一般不会自动删除数据。不过，企业也需要定期对系统数据进行备份，以防出现系统故障、数据丢失等情况。在保存期限到期后，企业可以根据相关规定和流程对送货单数据进行清理，以释放系统存储空间。