oa办公软件怎么建联系人？掌握这几个方法轻松搞定联系人创建

在日常办公中，OA办公软件是提升工作效率和管理水平的重要工具，而联系人的建立则是OA办公软件使用过程中的一项基础且关键的操作。通过合理地在OA办公软件中建立联系人，我们可以方便地进行信息沟通、工作协作等。下面将详细介绍如何在OA办公软件中建立联系人。

一、了解OA办公软件联系人功能

在开始建立联系人之前，我们需要对OA办公软件的联系人功能有一个全面的了解。不同的OA办公软件可能在联系人功能上存在差异，但一般都具备基本的信息录入、分类管理、搜索查询等功能。

信息录入功能：这是最基础的功能，允许我们输入联系人的基本信息，如姓名、手机号码、电子邮箱、公司名称、职位等。有些OA办公软件还支持上传联系人的头像，让联系人信息更加直观。

分类管理功能：可以将联系人按照不同的类别进行划分，例如同事、客户、供应商等。通过分类管理，我们可以更方便地查找和管理联系人。

搜索查询功能：当联系人数量较多时，搜索查询功能就显得尤为重要。我们可以通过联系人的姓名、手机号码、公司名称等关键词进行快速搜索，找到我们需要的联系人。

信息共享功能：部分OA办公软件支持联系人信息的共享，团队成员可以共享联系人资源，提高工作效率。

备注功能：我们可以为联系人添加备注信息，记录与联系人相关的重要事项，如合作项目、沟通记录等。

二、选择合适的OA办公软件

市场上的OA办公软件众多，选择一款合适的软件对于建立联系人至关重要。在选择OA办公软件时，我们需要考虑以下几个方面。

功能完整性：确保软件具备完善的联系人管理功能，如前面提到的信息录入、分类管理、搜索查询等功能。同时，还要考虑软件是否支持与其他办公软件的集成，如邮件客户端、即时通讯工具等。

易用性：软件的操作界面应该简洁直观，易于上手。对于非专业的办公人员来说，复杂的操作界面可能会增加使用难度，影响工作效率。

安全性：联系人信息通常包含敏感信息，如手机号码、电子邮箱等，因此软件的安全性至关重要。选择具有数据加密、权限管理等安全措施的OA办公软件，确保联系人信息的安全。

可扩展性：随着企业的发展，联系人数量可能会不断增加，软件需要具备良好的可扩展性，能够满足企业未来的发展需求。

价格因素：不同的OA办公软件价格差异较大，我们需要根据企业的预算选择合适的软件。同时，还要考虑软件的售后服务和技术支持。

三、注册并登录OA办公软件

选择好合适的OA办公软件后，我们需要进行注册并登录。一般来说，注册过程比较简单，只需要提供一些基本信息，如手机号码、电子邮箱等。

注册流程：打开OA办公软件的官方网站，点击注册按钮，按照提示填写注册信息。有些软件可能需要进行手机验证码验证或邮箱验证，以确保注册信息的真实性。

登录方式：注册成功后，我们可以使用注册时填写的手机号码或电子邮箱作为用户名，输入密码进行登录。部分软件还支持第三方账号登录，如微信、QQ等。

密码管理：为了确保账号安全，我们需要设置一个强密码，并定期更换密码。同时，不要将密码告诉他人，避免账号被盗用。

找回密码：如果忘记了密码，可以通过软件提供的找回密码功能进行重置。一般来说，只需要输入注册时使用的手机号码或电子邮箱，按照提示进行操作即可。

多设备登录：现在很多OA办公软件支持多设备登录，我们可以在手机、平板、电脑等设备上登录同一个账号，方便随时随地管理联系人。

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四、进入联系人管理界面

登录OA办公软件后，我们需要找到联系人管理界面。不同的软件在界面布局上可能有所不同，但一般都可以通过菜单栏或导航栏找到联系人管理入口。

菜单栏入口：有些OA办公软件将联系人管理功能放在菜单栏中，我们只需要点击菜单栏中的“联系人”或“通讯录”选项，即可进入联系人管理界面。

导航栏入口：部分软件使用导航栏来显示常用功能，我们可以在导航栏中找到联系人管理的图标，点击进入联系人管理界面。

快捷入口：一些软件为了方便用户操作，会在主界面提供联系人管理的快捷入口，我们可以直接点击快捷入口进入联系人管理界面。

搜索功能入口：如果在界面上找不到联系人管理入口，我们可以使用软件的搜索功能，输入“联系人”或“通讯录”，然后根据搜索结果进入联系人管理界面。

帮助文档查找：如果以上方法都无法找到联系人管理界面，我们可以查看软件的帮助文档或在线客服，获取具体的操作指导。

五、添加单个联系人

进入联系人管理界面后，我们可以开始添加单个联系人。添加单个联系人的过程比较简单，只需要按照提示输入联系人的基本信息即可。

点击添加按钮：在联系人管理界面中，一般会有一个“添加联系人”或“新建联系人”的按钮，点击该按钮进入联系人信息录入页面。

输入基本信息：在联系人信息录入页面，依次输入联系人的姓名、手机号码、电子邮箱、公司名称、职位等基本信息。有些信息是必填项，需要确保填写准确。

上传头像（可选）：如果需要，可以点击上传头像按钮，选择本地的图片文件作为联系人的头像。上传的头像可以让联系人信息更加直观。

添加备注信息（可选）：为联系人添加备注信息，记录与联系人相关的重要事项，如合作项目、沟通记录等。备注信息可以帮助我们更好地了解联系人。

保存联系人信息：输入完所有信息后，点击“保存”按钮，联系人信息将被保存到OA办公软件中。

六、批量导入联系人

如果需要添加大量的联系人，逐个添加会比较繁琐，此时可以使用批量导入功能。不同的OA办公软件批量导入的方式可能有所不同，但一般都支持通过Excel表格进行导入。

准备Excel表格：首先，我们需要准备一个Excel表格，表格的列名应该与OA办公软件中联系人信息的字段名一致，如姓名、手机号码、电子邮箱等。将需要导入的联系人信息按照列名依次填写到Excel表格中。

下载模板（可选）：有些OA办公软件提供了联系人导入模板，我们可以下载模板，按照模板的格式填写联系人信息，这样可以避免因格式问题导致导入失败。

选择导入方式：在联系人管理界面中，找到“批量导入”或“导入联系人”的按钮，选择通过Excel表格导入的方式。

选择Excel文件：点击“选择文件”按钮，选择准备好的Excel表格文件。

映射字段：有些软件在导入时需要进行字段映射，将Excel表格中的列名与OA办公软件中联系人信息的字段名进行对应。确保映射正确后，点击“导入”按钮，联系人信息将被批量导入到OA办公软件中。

七、对联系人进行分类管理

添加完联系人后，为了方便管理和查找，我们需要对联系人进行分类管理。分类管理可以根据不同的标准进行划分，如同事、客户、供应商等。

创建分类：在联系人管理界面中，找到分类管理的选项，点击“新建分类”按钮，输入分类名称，如“同事”、“客户”等，然后点击“保存”按钮。

将联系人分配到分类：选择需要分类的联系人，点击“移动到分类”或“分配到分类”的按钮，选择相应的分类，联系人将被分配到指定的分类中。

修改分类名称：如果需要修改分类名称，可以在分类管理界面中找到相应的分类，点击编辑按钮，修改分类名称后点击“保存”按钮。

删除分类：如果某个分类不再需要，可以在分类管理界面中找到该分类，点击删除按钮。需要注意的是，删除分类时，该分类下的联系人信息不会被删除，而是会被移动到未分类中。

多级分类（可选）：有些OA办公软件支持多级分类，我们可以在一级分类下创建二级分类，进一步细化联系人的分类管理。

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八、编辑和删除联系人信息

在使用过程中，我们可能需要对联系人信息进行编辑或删除。编辑和删除联系人信息的操作比较简单，只需要在联系人管理界面中找到相应的联系人，进行相应的操作即可。

编辑联系人信息：在联系人管理界面中，找到需要编辑的联系人，点击联系人的名称或编辑按钮，进入联系人信息编辑页面。在编辑页面中，可以修改联系人的基本信息、备注信息等。修改完成后，点击“保存”按钮，联系人信息将被更新。

删除联系人信息：在联系人管理界面中，找到需要删除的联系人，点击联系人的删除按钮。系统会弹出确认提示框，确认删除后，联系人信息将被永久删除。

批量编辑和删除：如果需要对多个联系人进行编辑或删除操作，可以使用批量选择功能。在联系人管理界面中，勾选需要操作的联系人，然后点击“批量编辑”或“批量删除”的按钮，按照提示进行操作。

恢复已删除的联系人（可选）：有些OA办公软件提供了回收站功能，已删除的联系人信息会被暂时保存到回收站中。如果误删了联系人信息，可以在回收站中找到该联系人，点击恢复按钮，联系人信息将被恢复到联系人列表中。

权限管理：为了确保联系人信息的安全，有些OA办公软件支持权限管理，只有具备相应权限的用户才能进行编辑和删除操作。

九、设置联系人权限

为了保护联系人信息的安全，我们可以设置联系人的权限。不同的用户可能对联系人信息有不同的访问和操作权限。

创建用户角色：在OA办公软件的权限管理界面中，创建不同的用户角色，如管理员、普通员工等。每个用户角色可以拥有不同的权限。

设置权限规则：针对不同的用户角色，设置相应的权限规则，如是否可以查看联系人信息、是否可以编辑联系人信息、是否可以删除联系人信息等。

分配用户角色：将不同的用户分配到相应的用户角色中，用户将根据所在的角色拥有相应的权限。

动态调整权限：随着企业的发展和人员的变动，可能需要动态调整用户的权限。可以在权限管理界面中随时修改用户的角色或权限规则。

权限审计（可选）：有些OA办公软件支持权限审计功能，可以记录用户对联系人信息的操作记录，方便进行安全审计。

十、使用联系人进行沟通协作

建立联系人的最终目的是为了方便进行沟通协作。OA办公软件通常提供了多种沟通协作方式，如邮件、即时通讯、日程安排等。

发送邮件：在联系人管理界面中，找到需要沟通的联系人，点击联系人的电子邮箱地址，系统会自动打开邮件客户端，输入邮件内容后发送即可。

即时通讯：如果OA办公软件集成了即时通讯功能，我们可以在联系人列表中找到需要沟通的联系人，点击聊天按钮，即可与联系人进行实时沟通。

日程安排：可以将联系人添加到日程安排中，邀请联系人参加会议或活动。在日程安排中，设置好会议时间、地点、主题等信息，发送邀请给联系人，联系人可以通过点击链接查看日程详情并进行回复。

任务分配：将任务分配给联系人，明确任务的内容、截止时间等信息。联系人可以在OA办公软件中查看任务详情，并及时反馈任务进度。

文件共享：如果需要与联系人共享文件，可以将文件上传到OA办公软件的文件共享平台，然后将文件链接发送给联系人，联系人可以通过链接下载文件。

通过以上步骤，我们可以在OA办公软件中轻松地建立联系人，并进行有效的管理和使用。合理利用OA办公软件的联系人功能，可以提高工作效率，促进企业的发展。

常见用户关注的问题：

一、oa办公软件怎么建联系人

嘿，我就想知道好多人都在问oa办公软件咋建联系人，这肯定是大家用软件时经常会碰到的事儿。我觉得吧，现在办公软件功能越来越多，要是能轻松建联系人，工作效率肯定能提高不少呢。

下面来正式说说怎么在oa办公软件里建联系人：

不同的oa办公软件具体操作步骤可能会有点不一样，但大致的流程是差不多的。首先，你得先登录进oa办公软件的系统。登录成功后，在软件的界面里找到和“联系人”或者“通讯录”相关的菜单选项，一般这些选项会在软件的主界面侧边栏或者顶部菜单栏里。

点进“联系人”或者“通讯录”页面后，通常能看到一个“新建联系人”或者“添加联系人”的按钮，点一下这个按钮，就会弹出一个新建联系人的表单。在这个表单里，需要你填写联系人的各种信息，像姓名、手机号码、电子邮箱、公司名称、职位这些。填写的时候尽量填完整准确，这样以后找联系人信息的时候就不会出错啦。

填好信息之后，再检查一遍有没有填错或者漏填的地方，确认无误后，点击“保存”或者“确定”按钮，这个联系人就成功添加到oa办公软件的通讯录里啦。有些oa办公软件还支持批量导入联系人，你可以把整理好的联系人信息保存成特定格式的文件，然后通过软件的导入功能一次性把好多联系人都添加进去，这样能省不少时间呢。

二、oa办公软件建联系人有什么用

我听说好多人都在琢磨oa办公软件建联系人有啥用，我自己也挺好奇的。感觉在软件里建联系人应该不只是单纯存个信息，肯定还有其他好处。

其实oa办公软件建联系人用处可大啦：

首先，方便沟通交流。在办公过程中，我们经常需要和不同的人联系，有了oa办公软件的联系人功能，我们不用再到处翻找电话号码或者电子邮箱，直接在软件里就能快速找到联系人信息，然后发起沟通，不管是打电话、发邮件还是用软件内部的聊天功能，都能很方便地和对方取得联系。

其次，便于信息管理。联系人的信息都集中存放在oa办公软件里，我们可以对联系人进行分类管理，比如按照部门、客户类型等进行分组。这样在需要查找特定类型的联系人时，就能快速定位到相关人员，提高工作效率。

还有，有利于团队协作。在团队工作中，大家可以共享联系人信息，这样团队成员都能获取到最新的联系人资料，避免因为信息不共享而导致工作失误。而且通过软件的权限设置，还可以控制不同人员对联系人信息的查看和修改权限，保证信息的安全性。

三、oa办公软件建联系人信息安全吗

朋友说现在大家都很在意信息安全，我就想知道oa办公软件建联系人信息到底安不安全。毕竟联系人信息里可能包含了很多重要的隐私内容。

关于oa办公软件建联系人信息的安全性问题：

一般来说，正规的oa办公软件在信息安全方面都有一定的保障措施。软件开发商会采用多种技术手段来保护用户的联系人信息，比如数据加密技术。在数据传输过程中，会对信息进行加密处理，防止信息在传输过程中被窃取或者篡改。

同时，软件也会设置严格的权限管理机制。只有拥有相应权限的人员才能查看、修改联系人信息，这样可以避免无关人员获取到敏感信息。而且，软件还会定期进行数据备份，以防万一出现数据丢失或者损坏的情况，可以及时恢复数据。

不过，信息安全也不完全取决于软件本身，用户自己的操作也很重要。比如要设置强密码，不随意在不安全的网络环境下登录软件，定期更新软件版本等。只要我们选择可靠的oa办公软件，并且注意自己的操作习惯，联系人信息的安全性还是有保障的。

四、oa办公软件建联系人能和手机同步吗

我朋友推荐说oa办公软件要是能和手机同步联系人就太方便了，我也这么觉得。要是能同步的话，我们在手机上也能随时查看oa办公软件里的联系人信息啦。

很多oa办公软件是支持和手机同步联系人的：

要实现oa办公软件和手机同步联系人，首先你得在手机上下载安装该oa办公软件的手机客户端，然后用和电脑上相同的账号登录手机客户端。登录成功后，在手机客户端的设置里找到和“同步”或者“数据同步”相关的选项。

有些软件可能会自动检测到电脑上oa办公软件里的联系人信息，然后提示你是否进行同步操作，你点击“同步”按钮就可以开始同步联系人信息了。同步完成后，手机上的oa办公软件里就会显示和电脑上一样的联系人信息。

需要注意的是，不同的oa办公软件同步的方式和操作步骤可能会有所不同。有些软件可能还需要你手动选择要同步的联系人范围，或者设置同步的频率等。在同步过程中，要确保手机和电脑都处于联网状态，这样才能顺利完成同步操作。

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