办公自动化系统是基于工作流概念的信息技术，可以方便快捷地共享信息，高效地协同工作。它改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现了迅速、全方位的信息采集和处理，为企业的管理和决策提供了科学的依据，并受到众多企业的青睐。
为了实现阳光采购，提高采购物资的质量，降低采购成本，需要对采购环节进行有效的监督。采购环节的有效控制和管理是衡量物资管理信息化成败的重要指标。在物资采购过程中，通过结合桥梁市场准入信息的静态管理和各级采购监督部门的动态管理，严格控制和规范采购部门的采购行为。
一、采购订单管理
1) 采购订单填制：根据汇总后的站段物资需求计划、合同和询价单比质竞价结果，物资段业务员确定采购订单的供货单位，并填写必要的信息进行采购订单的填制。
2) 采购订单提交：物资段业务员对填制后的采购订单进行检查无误后，将其提交领导审批。提交后的采购订单根据桥梁局物资管理制度要求，按照订单上的关键信息自动测算审批流程。符合要求的采购订单无需审批，否则需要经过最多6级的审批。
3) 采购订单审批：物资段采购监督人员根据物资管理制度要求，仔细检查采购订单上的关键信息，并进行审批。如果发现采购订单不符合要求，监督人员将注明原因后退回给业务员修改；如果符合要求，则进行审批通过。
二、到货验收
物资段仓库管库员根据业务员填制的采购订单，对供货单位发运的物资进行验收工作，并将供货单位、验收数量、质量、时间、采购订单等信息填写到进库料登记簿上，核增进库料。
三、帐单填制
物资段财务人员对供货单位邮寄来的发票进行统一登记编号管理，并根据发票的供货单位、金额、到达日期等信息填制帐单。
四、收料单管理
1) 收料单填制：物资段业务员根据仓库到货验收提示和财务帐单到达提示，进行收料单的填制工作。收料单是财务核算与付款的依据，业务员必须将收料单上的关键信息填写完整，系统才能保存。
2) 收料单提交：物资段业务员将填写无误的收料单提交到下一工作环节。入库收料单提交到仓库进行操作，直发收料单直接提交到财务进行审核，无需提交到仓库。
3) 收料单确认（核销进库料）：物资段仓库管库员根据业务员提交的收料单和自己到货验收时填写的进库料登记簿，进行收料单的仓库收料确认工作，并在确认后核销进库料。如果到货验收数量与收料单的应收数量不等，管库员需要在收料单上选择列销、拒付、赔偿等处理方式。
4) 收料单登卡：物资段仓库管库员对完成收料确认的收料单进行登卡操作。
五、材料核算
1) 收料单审核：物资段财务人员根据系统提示的电子收料单，核对上一工作环节提交的实体收料单，并对收料单上的关键信息进行审核。如果财务人员发现错误，则将收料单退回给上一工作环节；如果未发现错误，则审核通过。
2) 材料核算：物资段财务人员在设置好材料核算的基础公式后，对审核通过的收料单进行核算处理，形成财务分录和科目帐。
3) 形成凭证填制：物资段财务人员根据材料核算结果形成财务凭证。
六、付款管理
1) 点拨付款：物资段领导根据付款原则，对核算完毕的帐单进行点拨付款。
2) 付款确认：物资段财务人员根据领导的点拨付款结果，形成付款凭证，并在完成付款操作后，在系统内确认付款结果。如果付款不成功，则将其退回给领导重新点拨付款；如果付款成功，则直接确认付款金额。