随着软件技术的进步，现在，项目管理小组可以用现成的项目管理软件，比如可以实时共享信息的泛普项目管理系统，来管控工程项目中的各种相关活动，掌握项目的真实动态。譬如上文说到的采购管理，泛普项目管理系统支持供应商管理、电子招投标和电子采购管理，所有的采购信息都会根据采购项目的WBS架构实时汇总更新，采购需求、询比价、订单、发票和付款管理，以及采购合同等都可以在一个系统实时跟进，将采购与项目相关联，采购的任何流程出现问题都能够推送到项目页面，及时预警提醒项目团队处理问题，避免因采购问题影响项目实施。
工程建设项目管理系统的正常运行及其效能的有效发挥，与企业对档案管理的意识、档案管理规章制度及系统运行的相关机制有着相当大的关系，因此企业电子文件管理系统的建设不仅仅是一套档案管理软件所包含的内容。
一、建设内容
建设的主要内容包括以下几个方面。
1、标准规范
标准规范是档案实现档案网络化管理前提条件，它是要花大力气做的基础性工作。企业应在“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的建设指导思想下，按国家相关标准规范的规定，制定适合于本企业档案管理、可操作性的标准规范，使档案管理工作逐渐步入标准规范化的轨道。
2、运行机制
制定本企业电子文件管理的规章制度，使操作人员，档案工作有章可循，并在此基础上逐步形成适合于本企业电子文件管理系统的一整套运行机制，确保电子文件管理系统在此运行机制的约束及规范之下，能有效地维护电子文件的真实性、完整性、有效性。
3、电子文件管理系统
一个高质量的档案管理软件对于企业档案信息资源的管理将会起到事半功倍的效果。档案管理软件作为电子文件管理的技术手段和工具，是企业电子文件管理系统建设的重要内容。但很多人认为有一套合适的档案管理软件就可以实现档案现代化管理，这种观念太过于偏倚技术手段在档案管理中的作用，而忽视了管理知识 与思想在档案管理工作中的作用。事实上，失去了适合于本企业档案管理的标准规范的约束，缺少了恰当系统运行机制的保证，仅仅只是一个档案管理软件是不足以能维护电子文件安全的。
4、信息化人才
加强企业档案信息化人才培训与引进是使企业信息化能顺利开 展，并实现可持续发展的重要基础。《企业电子文件管理系统》在企业档案信息资源管理中作用的发挥是一个长期持续的过程，时间越长越能体现出规范化档案管理所创造的价值，如果只是讲求一次投入就期望它能产生出期望的效果，往往得不偿失。而企业电子文件管理系统在管理中能量地持续释放离不开信息化人才。信 息化人才是能使用这个企业信息资源管理工具的能工巧匠，他们是实现企业信息资源增值的主体，也是将企业信息化推向新的高度的中坚力量。
二、泛普项目管理系统框架
1、电子文件管理流程
企业电子文件管理流程必须依据电子文件管理的基本理论与方法，结合企业生产活动的过程及特点及企业电子文件的实际状况来科学设计，使之既不影响企业生产活动的正常进行，又能对企业电子文件实施科学的管理，并有利于电子文件信息资源的高度共享与科学开发。企业电子文件管理流程如下图示。
2、系统结构
企业信息化应用平台通常包括OA、ERP、PDM、CRM等管理信息系统，它们都会产 生一些必须被管理的电子文件，其中很多都是必须归档的电子档案。企业电子文件管理系统通过各系统按国家相关标准预留的系统接口与其衔接，将需要进行归档管理的电子文件纳入到它的管理范畴。系统结构如下图示。
3、结构模式
企业电子文件管理系统可采用C/S与B/S结构的混合模式，结合C/S模式安全性好，对系统操作能力强，而B/S模式客户利用方便性的优点，合理构建系统各组成模块。结构模式如下图示。