目前在我国，项目电子文件资料管理的方式和手段的运用并不容乐观，因为项目具有周期紧张、资源有限、信息量大等特点，甚至有的项目是现场作业，所以很多企业在项目中根本就没有采用文件资料管理软件，电子文件资料的保管没有形成完整的体系。有人统计，在此类企业项目实施中，主要项目管理人员文件资料查找消耗的时间超过了其工作时间的30%。
也有部分经营状况良好的大中型企业花费大量的人力、物力建立了项目电子文档管理系统、项目文档数据库，实现项目全过程的信息管理和共享，实现工作流的控制和管理，实现文档的版本控制、分发、共享浏览，数据恢复管理、红线圈阅、权限管理、文档的状态跟踪、文档发布管理与控制等，但总体上看真正运行正常的微乎其微。
一、需求分析
工程项目文件资料管理的服务对象实际存在三个层次：公司、项目、个人。
1、项目：对项目级的电子文件资料管理而言，因需要保留过程文件资料，文件资料量十分庞大，一个工期1~2年、投资几亿人民币的总包项目，其文件资料存储就可能要超过10G。
2、公司：对公司级的文件资料管理，因公司项目可能达到一年几十个上百个，而公司服务器的存储空间有限，所以不可能把项目的所有过程文件资料保存上去，一般只会保存最终版文件资料，这不能完全满足项目过程控制的要求。
3、个人：至于个人的文件资料管理，公司的文件资料管理系统就更加不能应付了。
这样便产生了公司、项目、个人三个层次需求的不一致，公司级的文件资料管理系统更多的是一个事后的档案管理系统，而很难成为一个实时的项目文件资料管理系统。因此，一个独立于公司文件资料管理系统之外的项目文件资料管理软件就存在现实的必要性。
二、软件开发思路
1、功能设计
项目文件资料管理是一个系统的过程，包括文件资料处理、文件资料报批、文件资料借阅、文件资料保管与保存、文件资料发放与控制、文件资料作废与销毁等过程。
项目实施过程中，往往有来自组织内部和外部的大量的文件资料产生，这些文件资料又和相关的事件相联系。因此，项目文件资料管理必须反映组织、事件、相关文件资料等内容。
2、主要程序设计
1)树型结构设计
项目实施各方可根据各自的项目管理需求确定其文件资料管理的分类，如可采用四级分类：第一级为收发文单位、第二级为文件资料类别、第三级为专业或部门、第四级为专业子项。Tree-view控件可方便地创建同级节点或下级节点，从而实现对事件、文件资料的分类管理。树型结构使用WBS表的数据，由Tree-view控件来创建，parentid字段确定了各个wbsname的层次关系。
2)对文件资料系统的操作
文件资料系统对象FSO(File System Object)可通过调用对象本身的属性直接实现对文件资料和文件资料夹的操作，FSO的Folder对象的FolderExists方法可查找一个文件资料夹是否存在，CreateFolder方法可创建一个文件资料夹。