建筑装修公司业务量大，合同繁多，一个合同项目的生命周期是：合同办发布项目、研制单位撰写立项报告和实施方案、合同办与研制单位签署项目合同、研制单位进行项目开发并按研制阶段向合同办提交阶段性的项目文档、项目评审和验收。
一、在合同项目的管理过程中存在许多实际问题
①项目管理涉及的研制单位多、信息来源多、信息量大。
②合同项目专业多，分别由合同办的不同职员按专业进行分工管理。
③标准化要求高。
包括文档要求、过程控制、质量控制等。
④文档的类型多。
研制单位在合同项目的生命周期的各个阶段，都要向合同办提交阶段性的项目文档。每种项目文档往往是由几个文件组成的，例如，验收报告是由验收申请表、鉴定证书、验收文件清单、财务验收报告几个文件组成。
⑤管理要求高。
合同办必须妥善接收和保管项目文档，并对其进行评审。日常工作中需要随时按各种条件查阅统计有关的项目文档。
二、系统设计
项目文档及其相应信息保存在合同办和研制单位两个位置，本系统的软件分为合同办部分和研制单位部分，分别运行在合同办和研制单位。文档、信息的流程与数据库。
合同办将各种类型的项目文档模板发给研制单位;研制单位利用研制单位软件，按照项目文档模板撰写实际内容、填写相应信息，存入本地数据库，然后将文档、信息生成上报盘提交给合同办;
合同办利用合同办软件接收研制单位的上报盘，将文档、信息存入共享数据库。
研制单位和合同办分别利用本地数据库和共享数据库对项目进行各种管理。
市政基础设施工程资料管理系统的主要功能
本管理系统以每个工程为单位进行管理，进入自己选择的工程后，有两项主要内容：报质量监督站文件和工程施工技术文件。
(1)项目管理。
管理本建设项目巾有关工程施工技术文件的情况，如相关单位的添加、删除;进行单位工程、分部工程、分项工程的划分。
(2)施工资料管理。
按工程划分的分类来输入、查询、处理、审批施工过程中的各种施工技术资料等。施工技术文件主要包括综合资料、施工记录和质量保证资料三部分(3)参考资料。参考资料包括各种质量检验评定评标准以及地方性文件汇编等。
(4)施工用表。
施工用表是根据建设部颁发的《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》(建城{2002}221号)书巾的用表规定。并结合目前市政工程资料用表而定的。
(5)网络升级。
目前，本管理系统还在初期试用阶段，期间发现、遇到的问题会及时解决，用户可以上网升级本管理系统。