经济的全球化发展要求市政企业从时间、质量、成本、服务、环境五个方面快速响应市场，为用户提供优质的服务，市政企业也应思考如何通过现代的技术和管理手段加强企业的信息化建设水平，提升企业的核心竞争力。但是现实情况却不容乐观，企业在图档资料的管理中暴露出较多问题，如：成果资料管理混乱分散、查询利用困难、项目审批流程繁琐进度缓慢等。因此，很有必要研制市政工程资料管理软件，系统的开发主要是规范化市政企业各专业图纸、资料、文档的管理，快速准确的查询和利用图纸，提升企业的生产管理效率和工作水平。
一、工程项目各类文件管理现状：
1、归档完整率低。工程档案材料没有实行集中统一管理，分散在各个部门或在个人手中保存;一些重要的材料，如工程立项前后产生的各种来往函件及批文、招投标、监理文件等材料收集不齐。
2、归档材料准确性低。问题主要反映在竣工图上，有的未经认真核对就在施工图上随意加盖竣工图章;有的在施工中作了变更却不发修改通知单，也未把局部变更反映在图纸上。
3、归档案卷质量不高。有的工程文件虽已整理立卷，但案卷组卷不规范、不合理;保管期限区分不准确;档案的制成材料、书写材料不符合归档要求。
二、出现以上问题，主要有三个方面原因：
1、领导重视不够。没有把档案工作列入领导议事日程，对档案工作中存在的实际问题没有及时帮助解决。
2、档案工作未能与工程建设同步进行。没有把档案工作纳入工程建设程序，也未列入岗位责任制进行考核。
3、没有设置与工程建设相适应的档案管理部门和档案工作人员，档案工作没有实行集中统一管理。
4、项目档案管理人员管理经验少，没有参加相关的培训学习，更缺乏丰富的实践经验。
三、软件的解决方法：
1、系统管理：
【系统管理】菜单，可以进行系统参数设定、工程信息维护、工程变量设置、系统用户及权限维护、工程管理、相关单位管理、修改密码和重新登录等操作。
2、资料管理：
【资料编辑】菜单，主要是对工程技术资料进行编辑。能够方便准确地对标准验收资料、工程验收资料进行自动检查、计算、判断、审核、统计及打印，并可按国家规范、企业标准、国家建议的评优标准进行评定;可以对已审核归档的工程技术资料进行整理组卷;还可以编辑技术交底和编辑施工方案等。
3、资料和文档备份恢复：
【资料维护】菜单，主要是将已经存在的工程资料进行备份;当资料数据出现异常情况时可利用工程资料备份文件进行恢复，以减少资料数据的损失。同时还增加了表格范例备份和恢复。
【编辑】菜单，主要是对资料表格进行编辑，此菜单还包括智能填充、汇总、插入特殊字符、插入图片、单元格设置、工程资料筛选和消除表格所有公式等功能。
4、系统帮助：
【帮助】菜单，提供系统信息查看、系统帮助、软件继续使用授权验证、查阅规范、特殊字符安装和华软表格编辑等功能。
本系统另外几个菜单，如：【设置】、【视图】、【资料输出】、【窗口】等，是为了方便用户的各种操作(如：填表、单元格扩展、打印等)而设置的辅助菜单。这些菜单的主要操作和功能将在后续章节中结合详细功能来进行介绍。