由于物资项目管理整个业务系统的架构非常庞大，分解产生的模块和子系统较多。本节主要集中于对物资采购的应用设计进行分析和说明，主要功能包括采购订单、到货验收、收料点收、验收记录、收料登卡，其中重点阐述采购订单。
一、采购订单
采购订单承接物资需求计划，是所有收料单据的起点。订单是具有法律效力的合同。采购订单管理是物资采购的核心业务，功能包括采购订单的生成和维护，采购订单的提交，采购订单各种处理状态的查询，采购订单与采购计划的比较。采购订单与物资需求计划管理具有控制关系，采购订单与采购监督人员有审批关系。
1、采购订单涉及到的参数：
1)采购模式，使用单位可以根据采购模式维护进行定义。
2)采购订单的类型，合同、集采锁定、日常采购、局内企业。
3)税金处理方式，0-无、1-外加、2-内含税。
2、采购订单分析：
1)采购订单根据物资需求计划生成，渠道和价格可根据询价单、合同、网上集采结果、网上报价信息库、手工录入。对同一笔物资需求，只能通过一种方式生成采购订单。
2)采购订单分为“入库订单”、“直发订单”，对于直发订单，采购单位负责采购，与供应商结算，但不作仓库验收，由用料单位进行验收;对于入库订单，则仓库必须进行到货验收作业。
3)采购订单的来源单据如果没有价格信息，则从市场价格库按照参数“采购订单获取价格方式”设置取得价格，如果没有获取，可手工输入;
4)根据参数“税金处理方式”、“采购订单、发票金额换算基准”，数量、无税金额、含税金额、税额之间自动换算。
5)订单审批完成后，可作收料;同时根据收料数量与订单数量核对，自动形成“收料是否完成”标志，收料完成的采购订单不可作收料单。
6)订单保存时，需要做限价管理，如果订单中的物资价格超限价，定义为超价格的物资不允许采购，则订单不可保存;如果没有该种物资，则订单可提交审批;如果物资定义为超价格的物资经过领导审批后可以采购，则订单的该行物资价格显示为红色。
二、到货验收
操作人员对所有采购收料入库物资的进库登记过程。操作人员在供应商发出的物资到货后，经过初检无误，即可根据采购订单进行进库料登记工作。操作人员录入物资、到货数量、供应商、批次等基础信息后，完成进库料簿的登记录入，变更物资的实际库存。
进库料登记用于仓库物资的实际收发情况。进行仓库物资的收发作业时，将核销进库料登记簿内的对应物资。
已经核销的进库料信息将不能被修改。
在输入中提供供应商查询、物资目录查询。
操作人员对单据的录入、修改、删除等操作，将被系统记录。
使用单据：进库料登记簿。
完成数据：物资编码、物资名称、型号规格、图号、计量单位、单价、到货数量、产品项标识代码、批次。
单据处理状态：未收账、已收账、已发出。
物资管理软件功能的主要可概括为：
采购材料：材料厂以物资需求计划为基准，将产品按照供应商准入原则进行分解，再考虑原料当前的库存量得出每种物资具体需求;采购部门采购时考虑采购提前期从而做出最终采购决定并发向供货商。
材料入库：供货商接到要货请求后，按照规定及时发货，货到后入材料厂仓库。
质量检验：质验部门对入库材料进行检验，若质检不合格则上报相关主管，若不能留用，则通知采购部门，由采购部门进行退货、理赔等工作，若留用，则可向站段供料。
采购结算：财务部根据仓库入库和质量检验结果，按照与供货商的付款协议与供货商结算，同时核算采购成本;至此，采购业务完成。
站段领料：站段车间根据到货通知从仓库领料。
发货：根据站段的物资需求计划，以仓库货物对站段供货。
发货结算：财务部门根据实际发货出库量，做发货收入核算、应收账款管理，并依据与站段的物资定额完成最后的收款工作;至此，发货业务完成。